Denna guide tar dig igenom Insperas implementeringsprocess för det digitala ekosystemet för examination. Processen i denna guide beskriver hur man implementerar och rullar ut standardprojekt utan utvecklingsfaser. För mer komplexa projekt innebär implementeringsfasen skräddarsydda utvecklingsfaser, medan den enklare utrullningsprocessen som beskrivs nedan endast innefattar standardkonfiguration av Inspera Assessment, onboarding och utbildning.

Att implementera digital examination handlar i grunden om människor, inte teknik, och implementeringen bör ses som en affärskritisk förändring och en ledningsprocess.

Om våra kundnära team

Vårt Onboarding-team tar över från försäljningsavdelningen och hjälper dig att implementera den initiala konfigurationen av Inspera Assessment fram till dess att den första framgångsrika digitala examinationen genomförs.

Dessutom kommer en Account Manager att följa projektet med kommersiellt ansvar och följa upp eventuella avtalsändringar.

_{Efter att kontraktet är påskrivet lämnas din organisation över till Onboarding-teamet för implementeringen av Inspera.}

Innan den första digitala examinationen genomförs kommer du att introduceras för vår Service Desk. Vår Service Desk har ett dedikerat supportteam för att svara på frågor som administratörer och helpdesk-personal kan ha, samt för att assistera med teknisk felsökning. Service Desk kan nås via ärendesystem, telefon och e-post.

När onboarding/implementering har slutförts framgångsrikt kommer din Account Manager att ta över projektet helt och se till att digital examination med Inspera fortsätter att ha fullt stöd för din organisation.

Onboarding och implementering

Inspera utser en dedikerad Onboarding-konsult som kommer att vara fagexpert på att implementera Inspera Assessment för standardprojekt.

Onboarding-konsulten ansvarar för att säkerställa att implementeringen av Insperas digitala ekosystem för examination lyckas, och att du som ny kund genomför dina första digitala examinationer.

Innan ett projekt av denna natur påbörjas behöver din organisation och projektgrupp fatta beslut och genomföra olika valfria aktiviteter, såsom:

• Definiera projektets omfattning och mål
• Förankra projektet i organisationen
• Analysera nuvarande examinationsprocesser
• Välja de olika projektgrupperna

Vi rekommenderar att starta med en grundlig projektplan på plats som beskriver nödvändiga aktiviteter, åtgärder, milstolpar och beroenden. Vår Onboarding-konsult finns alltid tillgänglig för att titta på din projektplan tillsammans med dig och ge feedback vid behov. Om projektplanen redan har verifierats och publicerats kan den skickas innan den första implementeringsaktiviteten: uppstartsmötet (Kick-off).

Om du har köpt paketet "Enhanced Implementation" kommer din Onboarding-konsult att erbjuda en workshop för projektplanering med dig innan uppstartsmötet. I denna workshop hjälper Onboarding-konsulenten dig att sätta ihop en implementeringsplan (projektschema) där ni mappar projektmilstolpar, såsom implementeringsaktiviteter, och sätter start- och slutdatum för dessa.

Implementeringsaktiviteter

För att säkerställa en framgångsrik implementering har Inspera skapat en tidslinje över aktiviteter som baseras på många års erfarenhet av implementering och innehåller följande aktiviteter:

1. Uppstartsmöte (Kick-off)
2. Systemkonfiguration (inklusive integrationer)
3. Identifiera användare
4. Statusmöten*
5. Anpassa miljön
6. Inspera standardutbildning
7. Skapande av innehåll
8. Mock assessment (generalrepetition)
9. Utvärdera mock assessment
10. Första skarpa examinationen (Live assessment)
11. Utvärdera implementeringen

_{Implementeringsprocessen. De huvudsakliga onboarding- och implementeringsaktiviteterna är markerade i ljusblått.} 

1  Uppstartsmöte (Kick-off)

Den första aktiviteten efter att kontraktet skrivits på är ett uppstartsmöte för projektet, vilket är ett möte för båda parter (Inspera och din organisation) för att lära känna varandra bättre. Mötet bör täcka dessa ämnen (beroende på projektets omfattning):

• Projektets syfte eller mål: Era mål för projektet med att digitalisera examinationer, samt hur projektets framgång kommer att utvärderas.
• Projektstruktur och rapportering: Intressenter, roller, rapportering till er ledning och mötesfrekvens. Om ni inte redan har satt ihop ett team för projektet kan ni läsa mer om detta under Hur du väljer ditt team i artikeln Implementation resources: Project strategy.
• Projektschema: Övergripande planering och tidslinjer för implementering av examinationsplattformen, utbildning, mock assessment (generalrepetition) och projektutvärdering.
• Policy för digital examination för fakulteter: Krav uppifrån (top-down) eller frivilligt införande nerifrån (bottom-up).
• Nuvarande examinationsprocesser: Översikt över organisationens nuvarande processer, examinationstyper (salstentamen, hemtentamen, muntlig examination, gruppexamination etc.), tentamensperioder, ämnesområden och behov av rapportering. Detta bör även inkludera er process för:
  • Produktion (Authoring)
  • Genomförande (Deliver)
  • Övervakning (Invigilation)
  • Bedömning/Rättning
• Support: Överenskommelse om er förstalinjes-support för vägledning och hjälp till studenter, akademisk personal, bedömare och tentamensvakter.
• Tekniska krav såsom integration av autentisering, datamigrering, testsystem och gapanalys av infrastruktur.

För ett mindre projekt innebär detta ett uppstartsmöte mellan Insperas Onboarding-konsult och Account Manager, samt kundens representant eller projektledare tillsammans med projektgruppen.

För större projekt bör uppstartsmötet involvera alla intressenter i implementeringen för att säkerställa samsyn på alla nivåer inom själva projektgruppen, men särskilt för förankring hos ledningen. Deltagare vid större uppstartsmöten kan inkludera:

2  Systemkonfiguration

Den andra aktiviteten i implementeringsprocessen är systemkonfiguration som behandlar dessa ämnen (beroende på projektets omfattning):

• Kontokonfiguration: Organisationsnamn och URL för miljön (t.ex. organisation.inspera.com).
• Informationsarkitektur: Behörigheter för användarroller, användarhantering i tillgångsgrupper (Access Groups), frågebanker (Item Banks) för organisering av innehåll och definition av arbetsflöden.
• Standardintegrationer*: Single Sign-On (SSO), Inspera open APIs, tredjepartsintegration för plagiatkontroll och LTI-integration.
• Andra standardiserade tjänster: Inspera Scan, Inspera Proctoring och Inspera Originality. Se vår Servicekatalog för mer information och priser.
• Anpassade alternativ: Gör din miljö personlig med bakgrundsbilder och logotyp, och anpassa den genom att välja från ett urval av inställningsalternativ. Se Customisation within Inspera och Available configurations in Inspera Assessment (kräver inloggning) för mer information.

För att slutföra systemkonfigurationen behöver ert projektteam tillhandahålla information om ämnena ovan.

Ibland kan dessa punkter redan ha täckts i tidigare steg, till exempel i försäljningsprocessen eller under uppstartsmötet.

Om ni genomför ett pilotprojekt med Inspera använder ni troligen systemet som en fristående plattform. Därför har vi skapat några vägledningar för områden där en integration skulle kunna spara tid, samt tips för att använda det relevanta området eller funktionen på det mest effektiva sättet utan integrationer. Se artikeln Implementation resources: Inspera Assessment without integrations för mer information.

3  Identifiera användare

Att identifiera användare är inte en aktivitet i sig, men är icke desto mindre ett viktigt steg i implementeringsprocessen. Detta steg ägs av din organisation, men Onboarding-konsulten kan hjälpa till och ge vägledning vid behov.

De användare som ska identifieras här är de som ni planerar att involvera under projektet och som över tid kommer att bygga upp en god kunskap om Inspera Assessment och de olika möjligheter det erbjuder. Dessa användare, även kallade superanvändare, kommer också att fungera som utbildare för resten av användarna i er organisation. Denna grupp bör bestå av deltagare som kan ta på sig ansvaret att kontinuerligt utbilda nya användare i organisationen, såsom:

• Personal från olika delar av organisationen
• Administration/Tentamensavdelning
• Bedömare/Rättande lärare
• Tentamensvakter
• IT-avdelning

Beroende på projektets omfattning är det också viktigt att överväga funktionerna för en projektgrupp, superanvändargrupp, referensgrupp och en styrgrupp. 

Mer information om dessa roller finns under How to Choose Your Team i artikeln Implementation resources: Project strategy. 

4  Anpassa miljön 

Konfiguration och systemimplementering påbörjas av Inspera omedelbart efter Systemkonfiguration. Nästa steg i implementeringsprocessen är den initiala kontokonfigurationen där ni beslutar om systemets inställningar.

Dessa konfigurationer gör det möjligt att aktivera funktioner och alternativ som är relevanta för er organisation, samt stänga av onödiga element som inte används och som kan göra gränssnittet rörigt.

För att slutföra den initiala konfigurationen behöver ert projektteam tillhandahålla information om önskade inställningar. Denna information samlas in via e-post och/eller i ett dedikerat möte. 

5  Statusmöten*

Statusmöten är en aktivitet som ägs av dig och ditt projektteam, och är en del av projektet om paketet "Enhanced Implementation" har köpts. 

Statusmötena påbörjas när uppstartsmötet (Kick-off) är genomfört. Dessa möten är en plattform där ni kan diskutera alla frågor relaterade till projektet, inklusive problem, projektstatus och även frågor rörande Insperas digitala ekosystem för examination.

Dessa möten kan bokas in av din Onboarding-konsult om så önskas, men er organisation ansvarar för att ta fram agendan före mötet.

_{Statusmöten bokas in regelbundet under projektperioden.} 

Om inget annat avtalats inkluderar "Enhanced Implementation"-paketet 7 x 30 minuters statusmöten. Dessa möten schemaläggs varannan vecka och bör läggas på en återkommande dag och tid. 

När implementeringen har slutförts framgångsrikt, ofta efter den första skarpa examinationen, upphör statusmötena med Onboarding-konsulten och din Account Manager tar över projektet helt.

6  Inspera Standardutbildning

Utbildning genomförs efter konfigurationen av Inspera Assessment, men kan även köpas till vid behov i senare skeden.

Inspera använder konceptet "utbilda utbildaren" (train the trainer) där vi hjälper er att etablera en grupp av superanvändare med god kunskap om Inspera och de olika möjligheter det erbjuder. Denna grupp bör vara er första linjens support för frågor relaterade till Inspera från resten av organisationen, även under och efter onboarding-fasen. Gruppen kommer också att fortsätta ha ansvaret för att utbilda nya användare i er organisation.

Vårt team levererar video- och aktivitetsbaserad utbildning (Onboarding Training Activities) om de olika modulerna i Inspera Assessment (inklusive Inspera Proctoring och Inspera Originality där det är tillämpligt), vilka följs upp av antingen en frågestund (Q&A) eller fyra live-utbildningar.

Ert kontrakt anger om ni har en frågestund eller de fyra live-utbildningarna. Om ni har köpt paketet "Enhanced Implementation" består detta av ett möte inför utbildningen för att diskutera schema, innehåll i utbildningsprogrammet och specifika arbetsflöden, samt fyra utbildningspass på två timmar vardera. Om ni inte har köpt detta blir det en frågestund med en varaktighet på två timmar. 

För mer information om hur vår utbildning är organiserad, se artikeln Inspera Standard Training.

6.1  Ytterligare utbildning (mot extra kostnad)

Ytterligare utbildning kan köpas till när som helst under kontraktsperioden. Det är möjligt att köpa flera frågestunder (Q&A) och mer avancerade utbildningspass.

Den avancerade utbildningen går igenom mer utmanande och avancerade delar av processerna för att leverera digitala examinationer och användningen av Inspera, eller kan skräddarsys baserat på organisationens behov. Innehållet i dessa utbildningspass byggs utifrån vad som behövs och potentiella utvecklingsområden för projektet. 

Den extra utbildningen kan ske online eller på plats. Utbildning på plats kan också kombineras med antingen generalrepetitionen (mock assessment) eller den skarpa examinationen för ytterligare stöd vid dessa aktiviteter.

För priser och information om ytterligare utbildning, se vår Inspera Assessment Servicekatalog (kräver inloggning). 

6.2  Service Desk: Hjälp och support Efter utbildningen, men före den första skarpa examinationen, kommer ni att tilldelas vår Service Desk.  Service Desk är Insperas supportteam som är dedikerade till att besvara frågor från kunders administratörer och helpdesk-personal, samt att hjälpa till med teknisk felsökning. Service Desk kan nås via ärendesystem, telefon och e-post.

Er organisations helpdesk-personal samt projektledare kommer att få tillgång till Inspera Service Desk. Det är här supportärenden, ändringsönskemål (feature requests), tjänsteförfrågningar och felrapportering registreras och hanteras.

Utöver detta underhåller Inspera Support även en Help Center-resurs för att hjälpa våra användare att lära sig om funktionerna i Inspera och hur de används.

7  Skapande av innehåll

Skapande av innehåll i Inspera Assessment innebär skapande av frågor, frågegrupper och tentamina. Detta är en kundaktivitet där ni bör enas om riktlinjer och/eller ta fram en plan för innehållsskapande som täcker arbetets omfattning innan ni börjar skapa det faktiska innehållet.

När man går från pappersbaserad examination till digital examination är det viktigt att analysera era nuvarande examinationsmetoder. Det är lätt att anta att saker och ting ska förbli som de är, men ni kan upptäcka att det är fördelaktigt att ändra vissa rutiner för att utnyttja alla de nya möjligheter som kommer med olika frågetyper, designalternativ och leveransmetoder. Hur vill ni använda Inspera Assessment?

Innan ni börjar skapa innehåll bör ni ta fram en plan för innehållsskapande som täcker omfattningen av det arbete som ligger framför dig och din organisation. Planen bör besvara frågor som:

Vårt Help Center erbjuder guider, artiklar och tips som kan vara användbara för förberedelser inför examination.

7.1  Skapande av frågor och frågegrupper

Efter att ha genomfört era utbildningspass bör er organisation kunna påbörja innehållsskapandet. Innan ni börjar bör ni enas om vissa riktlinjer:

• Namngivning av frågor och frågegrupper
• Användning av etiketter (labels) på frågor
• Layout och alternativ för frågegrupper (t.ex. sektioner, slumpmässig ordning, etc.)
• Designinställningar för frågegrupper (t.ex. visning av namn, navigering, etc.)
• Organisering av innehåll genom skapande av frågebanker (Item Banks) och gruppering av användare i tillgångsgrupper (Access Groups) för enkel åtkomst till innehåll

När du skapar frågor, tänk på möjligheten att återanvända dem. Det är ofta lättare att återanvända frågor om du skapar flera enskilda frågor istället för en komplex fråga med flera interaktioner/delfrågor i samma.

Frågebanken och antalet frågegrupper kommer att växa över tid. Vi har därför skapat en Best practice-guide för Inspera Assessment för att ge tips på hur ni kan namnge frågor och frågegrupper.

7.2 Skapande av tentamina

Vi rekommenderar även att ni enas om riktlinjer när ni skapar tentamina:

• Namngivning av tentamina
• Information till studenter
• Studentallokering
• Val av inställningar för tentamen
• Designalternativ
• Bedömningsinställningar

Inspera erbjuder även kvalitetssäkring av tentamensuppsättningar mot en extra kostnad.

8  Mock assessment (Generalrepetition)

Efter utbildningspassen rekommenderar vi starkt att ni genomför en "mock assessment". Generalrepetitionen är ett tillfälle att testa infrastrukturens efterlevnad (nätverk, strömförsörjning, hårdvara) samt organisationens och användarnas beredskap för att gå live med en digital examinationsprocess. Generalrepetitionen är särskilt nödvändig för kunder som önskar implementera digital examination baserat på en BYOD-strategi (bring-your-own-device) eller använda studenternas egna enheter med en låst webbläsare. Generalrepetitionen tjänar flera syften:

• Fullständigt test av hela arbetsflödet, inklusive planering, anmälan, examinationsrutiner, Single Sign-On, genomförande och övervakning, samt rättning och analys av examinationsdata.
• Infrastrukturens efterlevnad
• Utvärdering av instruktionerna som ges till studenter för nedladdning och installation av den låsta webbläsaren på deras enheter före examinationstillfället när BYOD tillämpas eller en låst webbläsare används.

8.1  Utvärdering av processer för att hantera problem under generalrepetitionen

Nedan har vi föreslagit några testfall som ni kan inkludera i er mock assessment:

9  Utvärdering av mock assessment

Nästa aktivitet efter genomförd mock assessment är att utvärdera resultaten. Dessa resultat bör presenteras för projektgruppen. Med paketet "Enhanced Implementation" genomförs ett möte för att dela dessa resultat med Onboarding-konsulten.  Gruppen kan då göra eventuella justeringar i infrastruktur, utbildning, processer eller hårdvara före den första skarpa examinationen.

10  Första skarpa examinationen (Live assessment)

Den näst sista aktiviteten i implementeringen är att förbereda inför den första skarpa examinationen.

Inför den första examinationen är det viktigt att förbereda och informera studenterna, eftersom en ny examinationsmiljö kan vara en extra stressfaktor för studenter på tentamensdagen. Vi rekommenderar därför att studenterna förbereds i god tid innan de genomför sina examinationer i Inspera Assessment. Läs gärna Help Center-artikeln Preparing and Informing candidates för tips om hur man förbereder studenter inför deras första skarpa examination.

Utöver att informera och förbereda studenter finns det även några frågor som bör besvaras före den första skarpa examinationen:

• Uppfyller IT-infrastrukturen kraven?
• Har relevanta tentamina skapats och aktiverats?
• Har tentamensvakterna informerats och utbildats?
• Finns reservrutiner och processbeskrivningar på plats?
• Om examinationen sker på campus – finns reservutrustning tillgänglig?

11  Utvärdera implementering och första skarpa examination

Det sista steget är att din organisation utvärderar implementeringen och den första skarpa examinationen. Detta görs innan projektet lämnas över helt till Account Management.

Utvärderingsrapporter bör utformas efter syftet med projektet (proof-of-concept, pilot eller fullskalig digitalisering). Nyckeltal (KPI:er) och fokuspunkter för utvärderingen bör planeras av din organisation redan vid starten av implementeringsprocessen (uppstartsmötet). Dessa insikter bör även delas i ett möte med din Onboarding-konsult. Syftet med utvärderingsmötet är att säkerställa att din organisation är redo att fortsätta använda Inspera för skarpa examinationer.

Account Management

När implementeringen är klar och din Onboarding-konsult har avslutat implementeringsfasen kommer din Account Manager att fortsätta ge stöd, rådgivning och vägledning gällande din användning av Inspera. Detta sker genom den ordinarie förvaltningsprocessen enligt överenskommelse mellan parterna.

Din Account Manager fungerar som din röst inom Inspera, och Insperas röst gentemot dig. De ansvarar för övergripande kundservice och avtalsenlig leverans. Din Account Manager hjälper dig att få ut mesta möjliga värde av din Inspera-licens genom att:

• Demonstrera nya eller underutnyttjade produktfunktioner som stödjer samspelet mellan teknik och pedagogik
• Hjälpa dig att hålla dig informerad om produktutveckling och funktioner i Insperas Roadmap
• Dela med sig av "best practice" och främja ett nätverk mellan liknande Inspera-användare
• Ge råd kring införande av digital examination och förändringsledning
• Säkerställa övergripande kontroll och eskalering vid tjänsteleverans
• Hantera kommersiella frågor