Denne guiden tar deg gjennom Insperas implementeringsprosess for det digitale økosystemet for vurdering. Prosessen i denne guiden beskriver hvordan man implementerer og ruller ut standardprosjekter uten utviklingsfaser. For mer komplekse prosjekter involverer implementeringsfasen skreddersydde utviklingsfaser, mens den enklere utrullingsprosessen beskrevet nedenfor kun involverer standardkonfigurasjon av Inspera Assessment, onboarding og opplæring.

Implementering av digital vurdering handler i hovedsak om mennesker, ikke teknologi, og implementeringen bør ses på som en virksomhetskritisk endring og en ledelsesprosess.

Om våre kundevendte team

Vårt Onboarding-team tar over fra salgsavdelingen og hjelper deg med å implementere det innledende oppsettet av Inspera Assessment frem til den første vellykkede digitale vurderingen er gjennomført.

I tillegg vil en Account Manager følge prosjektet med kommersielt ansvar og følge opp eventuelle kontraktsmessige endringer.

_{Etter at kontrakten er signert, blir organisasjonen din overført til Onboarding-teamet for implementering av Inspera.}

Før den første digitale vurderingen gjennomføres, vil du bli introdusert for vår Service Desk. Vår Service Desk har et dedikert supportteam for å svare på spørsmål dine administratorer og helpdesk-ansatte måtte ha, og bistå med teknisk feilsøking. Service Desk kan nås via saksbehandlingssystem, telefon og e-post.

Når onboarding/implementering er vellykket fullført, vil din Account Manager ta over prosjektet fullt ut og sørge for at digital vurdering med Inspera fortsetter å være fullt støttet for din organisasjon.

Onboarding og implementering

Inspera utnevner en dedikert Onboarding Consultant som vil være fageksperten på implementering av Inspera Assessment for standardprosjekter.

Onboarding-konsulenten er ansvarlig for å sikre at implementeringen av Insperas digitale vurderingsøkosystem er vellykket, og at du som ny kunde gjennomfører dine første digitale vurderinger.

Før du påbegynner et prosjekt av denne typen, må organisasjonen og prosjektgruppen ta beslutninger og utføre ulike valgfrie aktiviteter, som:

• Definere omfang og mål for prosjektet
• Forankre prosjektet i organisasjonen
• Analysere nåværende vurderingsprosesser
• Velge ut de ulike prosjektgruppene

Vi anbefaler å starte med en grundig prosjektplan på plass som skisserer nødvendige aktiviteter, tiltak, milepæler og avhengigheter. Vår Onboarding-konsulent er alltid tilgjengelig for å se på prosjektplanen sammen med deg og gi tilbakemelding ved behov. Hvis prosjektplanen allerede er verifisert og publisert, kan den sendes i forkant av den første implementeringsaktiviteten: oppstartsmøtet (Kick-off).

Hvis du har kjøpt pakken "Enhanced Implementation", vil din Onboarding-konsulent tilby en prosjektplan-workshop med deg i forkant av oppstartsmøtet. I denne workshopen vil Onboarding-konsulenten hjelpe deg med å sette sammen en implementeringsplan (prosjektplan) der dere kartlegger milepæler, som implementeringsaktiviteter, og setter start- og sluttdato for disse.

Implementeringsaktiviteter

For å sikre en vellykket implementering har Inspera laget en tidslinje over aktiviteter som er basert på mange års erfaring med implementering og inneholder følgende aktiviteter:

1. Oppstartsmøte (Kick-off)
2. Systemoppsett (inkludert integrasjoner)
3. Identifisere brukere
4. Statusmøter*
5. Tilpasse miljøet
6. Inspera standard opplæring
7. Innholdsproduksjon
8. Generalprøve (Mock assessment)
9. Evaluere generalprøve
10. Første ordinære prøve (Live assessment)
11. Evaluere implementering

_{Implementeringsprosessen. De viktigste onboarding- og implementeringsaktivitetene er merket i lyseblått.} 

1  Oppstartsmøte (Kick-off)

Den første aktiviteten etter kontraktsignering er et oppstartsmøte for prosjektet, som er et møte for begge parter (Inspera og din organisasjon) for å bli bedre kjent. Møtet bør dekke disse emnene (avhengig av prosjektets omfang):

• Prosjektets formål eller mål: Dine mål for digitaliseringsprosjektet, samt hvordan suksessen til prosjektet skal evalueres.
• Prosjektstruktur og rapportering: Interessenter, roller, rapportering til ledelsen og møtefrekvens. Hvis du ikke allerede har satt opp et team for dette prosjektet, kan du lese mer om dette under Hvordan velge ditt team i artikkelen Implementeringsressurser: Prosjektstrategi.
• Prosjektplan: Overordnet planlegging og tidslinjer for implementering av vurderingsplattformen, opplæring, generalprøve og prosjektevaluering.
• Retningslinjer for digital vurdering ved fakultetene: Krav fra ledelsen (top-down) eller frivillig innføring (bottom-up).
• Nåværende vurderingsprosesser: Oversikt over organisasjonens nåværende prosesser, vurderingstyper (hjemmeeksamen, skoleeksamen, muntlig vurdering, gruppevurdering osv.), eksamensperioder, fagområder og behov for rapportering. Dette bør også inkludere prosesser som:
  • Oppgaveproduksjon
  • Gjennomføring av prøver
  • Eksamensvaktordning
  • Sensur/vurdering
• Brukerstøtte: Enighet om førstelinje-support for veiledning og hjelp til kandidater, fagansatte, sensorer og eksamensvakter.
• Tekniske krav som integrasjon for autentisering, datamigrering, testsystem og gapanalyse av infrastruktur.

For mindre prosjekter vil dette være et oppstartsmøte mellom Insperas Onboarding-konsulent og Account Manager, og kundens representant eller prosjektleder sammen med prosjektgruppen.

For større prosjekter bør oppstartsmøtet involvere alle interessenter i implementeringen for å sikre samsvar på alle nivåer i selve prosjektgruppen, men spesielt for å sikre forankring hos ledelsen. Deltakere i større oppstartsmøter kan inkludere:

2  Systemoppsett

Den andre aktiviteten i implementeringsprosessen er systemoppsett som adresserer disse emnene (avhengig av prosjektets omfang):

• Kontooppsett: Organisasjonsnavn og URL til tenant (f.eks. organisasjon.inspera.com).
• Informasjonsarkitektur: Rettigheter for brukerroller, brukerhåndtering i tilgangsgrupper (Access Groups), oppgavebanker (Item Banks) for organisering av innhold, og definering av arbeidsflyter.
• Standardintegrasjoner*: Single Sign-On (SSO), Inspera åpne API-er, tredjeparts plagiatintegrasjon og LTI-integrasjon.
• Andre standardiserte tjenester: Inspera Scan, Inspera Proctoring og Inspera Originality. Se vår tjenestekatalog for mer beskrivelse og priser.
• Tilpasningsmuligheter: Gjør din tenant personlig med bakgrunnsbilder og logo, og tilpass den ved å velge fra en rekke oppsettsalternativer. Se Tilpasning i Inspera og Tilgjengelige konfigurasjoner i Inspera Assessment (krever innlogging) for mer informasjon.

For å fullføre systemoppsettet må prosjektgruppen din gi informasjon om emnene ovenfor.

Noen ganger kan disse punktene allerede være dekket i tidligere trinn, for eksempel i salgsprosessen eller i oppstartsmøtet (Kick-off).

Hvis du gjennomfører en pilot av Inspera, prøver du mest sannsynlig ut systemet som en frittstående plattform. Vi har derfor laget noen pekepinner for områder der en integrasjon kan spare tid, og tips for å bruke de relevante områdene eller funksjonene på den mest effektive måten uten integrasjoner.  Vennligst se artikkelen Implementeringsressurser: Inspera Assessment uten integrasjoner for mer informasjon.

3  Identifisere brukere

Å identifisere brukere er ikke en aktivitet i seg selv, men likevel et viktig steg i implementeringsprosessen. Dette trinnet eies av din organisasjon, men Onboarding-konsulenten kan bistå og gi veiledning ved behov.

Brukerne som skal identifiseres her er de du planlegger å involvere i løpet av prosjektet, og som over tid vil etablere god kunnskap om Inspera Assessment og de ulike mulighetene systemet tilbyr. Disse brukerne, også kalt superbrukere, vil også være instruktører for resten av brukerne i organisasjonen. Denne brukergruppen bør ha deltakere som kan påta seg ansvaret for å kontinuerlig lære opp nye brukere i organisasjonen, slik som:

• Ansatte i ulike deler av organisasjonen
• Administrasjon/eksamenskontor
• Sensorer
• Eksamensvakter
• IT-avdeling

Avhengig av prosjektets omfang er det også viktig å vurdere funksjonene til en prosjektgruppe, superbrukergruppe, referansegruppe og en styringsgruppe. 

Mer informasjon om disse funksjonene finnes under Hvordan velge ditt team i artikkelen Implementeringsressurser: Prosjektstrategi. 

4  Tilpasse miljøet 

Konfigurasjon og systemimplementering startes av Inspera umiddelbart etter systemoppsett. Neste steg i implementeringsprosessen er den innledende kontokonfigurasjonen der dere bestemmer innstillingene i systemet.

Disse konfigurasjonene lar deg aktivere funksjoner og valg som er relevante for din organisasjon, og lar deg slå av unødvendige elementer som ikke er i bruk og som kan virke forstyrrende i grensesnittet.

For å fullføre den innledende konfigurasjonen må prosjektgruppen din gi informasjon om de ønskede innstillingene. Denne informasjonen samles inn via e-post og/eller i et eget møte. 

5  Statusmøter*

Statusmøter er en aktivitet som eies av deg og prosjektgruppen din, og er en del av prosjektet dersom "Enhanced Implementation"-pakken er kjøpt. 

Statusmøtene starter når oppstartsmøtet (Kick-off) er gjennomført. Disse møtene er en plattform der dere kan diskutere alle saker knyttet til prosjektet, inkludert utfordringer, prosjektstatus og spørsmål angående Insperas digitale vurderingsøkosystem.

Disse møtene kan settes opp av din Onboarding-konsulent hvis ønskelig, men din organisasjon er ansvarlig for å sette opp agendaen før møtet.

_{Statusmøter settes opp regelmessig i løpet av prosjektperioden.} 

Med mindre annet er avtalt, inkluderer "Enhanced Implementation"-pakken 7 x 30 minutters statusmøter. Disse møtene planlegges annenhver uke og bør settes opp på en fast dag og et fast tidspunkt. 

Når implementeringen er fullført, ofte etter den første ordinære prøven, opphører statusmøtene med Onboarding-konsulenten, og din Account Manager vil overta prosjektet fullt ut.

6  Inspera standard opplæring

Opplæring gjennomføres etter oppsettet av Inspera Assessment, men kan også kjøpes ved behov på senere stadier.

Inspera bruker "lær opp opplæreren"-konseptet der vi hjelper deg med å etablere en gruppe superbrukere med god kunnskap om Inspera og de ulike mulighetene systemet gir. Denne gruppen bør være din førstelinje-support for spørsmål knyttet til Inspera fra resten av organisasjonen, også under og etter onboarding-fasen. Gruppen vil også fortsette å ha ansvaret for opplæring av nye brukere i organisasjonen din.

Vårt team leverer video- og aktivitetsbasert opplæring (Onboarding Training Activities) om de ulike modulene i Inspera Assessment (inkludert Inspera Proctoring og Inspera Originality der det er aktuelt), som følges opp av enten en spørsmål og svar-sesjon (Q&A) eller fire live opplæringssesjoner.

Kontrakten din vil spesifisere om du har en Q&A-sesjon eller de fire live opplæringssesjonene. Hvis du har kjøpt "Enhanced Implementation"-pakken, består denne av et formøte for å diskutere opplæringsplanen, innholdet i opplæringsprogrammet og spesifikke arbeidsflyter, samt fire opplæringssesjoner på to timer hver. Hvis du ikke har kjøpt dette, vil det normalt være én Q&A-sesjon med en varighet på to timer. 

For mer informasjon om hvordan opplæringen vår er organisert, se artikkelen Inspera Standard Training.

6.1  Ytterligere opplæring (mot ekstra kostnad)

Ytterligere opplæring kan kjøpes når som helst i løpet av kontraktsperioden. Det er mulig å kjøpe flere spørsmål og svar-sesjoner (Q&A) og mer avanserte opplæringssesjoner.

Den avanserte opplæringen vil gå gjennom mer utfordrende og avanserte deler av prosessene for levering av digitale vurderinger og bruk av Inspera, eller kan skreddersys basert på organisasjonens behov. Innholdet i disse opplæringssesjonene vil bli bygget på hva som trengs og potensielle utviklingsområder for prosjektet. 

Den ekstra opplæringen kan gjennomføres digitalt eller på stedet. Opplæringssesjoner på stedet kan også kombineres med enten generalprøven eller den ordinære prøven for ytterligere assistanse ved disse aktivitetene.

For priser og informasjon om ytterligere opplæring, vennligst se vår Inspera Assessment Service Catalogue (krever innlogging). 

6.2  Service Desk: Hjelp og support Etter opplæring, men før den første ordinære prøven, vil du få tilgang til vår Service Desk.  Service Desk er Insperas supportteam som er dedikert til å svare på spørsmål fra kunders administratorer og helpdesk-ansatte, og bistå med teknisk feilsøking. Service Desk kan nås via saksbehandlingssystem, telefon og e-post.

Både organisasjonens helpdesk-ansatte og prosjektleder(e) vil få tilgang til Inspera Service Desk. Dette er stedet hvor supportforespørsler, endringsønsker (feature requests), tjenesteforespørsler og feilrapportering registreres og håndteres.

I tillegg til dette vedlikeholder Inspera Support en Help Center-ressurs for å hjelpe brukerne våre med å lære om funksjonene i Inspera og hvordan de brukes.

7  Innholdsproduksjon

Innholdsproduksjon i Inspera Assessment betyr oppretting av oppgaver, oppgavesett og prøver. Dette er en kundeaktivitet hvor dere bør bli enige om noen retningslinjer og/eller lage en plan for innholdsproduksjon som dekker omfanget av arbeidet før dere begynner å lage det faktiske innholdet.

Når man går fra papirbasert prøvegjennomføring til digital vurdering, er det viktig å analysere nåværende vurderingspraksis. Det er lett å anta at ting skal forbli som de er, men du kan oppdage at det er gunstig å endre enkelte praksiser for å utnytte alle de nye mulighetene som følger med ulike oppgavetyper, designvalg og leveringsmetoder. Hvordan ønsker dere å bruke Inspera Assessment?

Før dere starter innholdsproduksjonen, bør dere lage en plan for innholdsproduksjon som dekker omfanget av arbeidet som ligger foran deg og organisasjonen din. Planen bør besvare spørsmål som:

Vårt Help Center tilbyr guider, artikler og tips som kan være nyttige for forberedelser til vurdering.

7.1  Oppretting av oppgaver og oppgavesett

Etter å ha gjennomført opplæringssesjonene, bør organisasjonen din være i stand til å starte på innholdsproduksjonen. Før start bør man bli enige om noen retningslinjer for:

• Navngivning av oppgaver og oppgavesett
• Bruk av etiketter (labels) på oppgaver
• Oppsett og valg for oppgavesett (f.eks. seksjoner, randomisering, etc.)
• Designinnstillinger for oppgavesett (f.eks. visning av navn, navigasjon, etc.)
• Organisering av innhold gjennom oppretting av oppgavebanker (Item Banks) og gruppering av brukere i tilgangsgrupper (Access Groups) for enkel tilgang til innhold

Når du lager oppgaver, bør du ha muligheten for gjenbruk i tankene. Det er ofte enklere å gjenbruke oppgaver hvis du lager flere enkeltoppgaver i stedet for én kompleks oppgave med mange interaksjoner/spørsmål inni.

Oppgavebanken og antallet oppgavesett vil vokse over tid. Vi har derfor laget en guide for beste praksis i Inspera Assessment for å gi deg tips om hvordan du navngir oppgaver og oppgavesett.

7.2 Oppretting av prøver (tests)

Vi anbefaler også å bli enige om noen retningslinjer ved oppretting av prøver:

• Navngivning av prøver
• Informasjon til kandidater
• Kandidatoppmelding
• Valg av prøveinnstillinger
• Designvalg
• Vurderingsinnstillinger

Inspera tilbyr også kvalitetssikring av prøveoppsett mot en ekstra kostnad.

8  Generalprøve (Mock assessment)

Etter opplæringssesjonene anbefaler vi sterkt at dere gjennomfører en generalprøve. Generalprøven er en mulighet til å teste at infrastrukturen fungerer (nettverk, strømforsyning, maskinvare) og at organisasjonen og brukerne er klare til å gå live med en digital vurderingsprosess. Generalprøven er spesielt nødvendig for kunder som ønsker å implementere digital vurdering basert på en "bring-your-own-device" (BYOD)-strategi eller bruk av kandidatenes egne enheter med en sikker nettleser (lock-down browser). Generalprøven tjener flere formål:

• Full test av hele arbeidsflyten, inkludert planlegging, oppmelding, vurderingsrutiner, Single Sign-On, prøvegjennomføring og eksamensvakt, samt sensur og analyse av vurderingsdata.
• Kontroll av at infrastruktur er kompatibel.
• Evaluering av instruksjonene som gis til kandidater for nedlasting og installasjon av sikker nettleser på deres enheter før prøven når BYOD benyttes.

8.1  Evaluering av prosesser for håndtering av hendelser under generalprøven

Nedenfor har vi foreslått noen testcaser som dere kan inkludere i generalprøven:

9  Evaluering av generalprøve

Neste aktivitet etter generalprøven er å evaluere resultatene. Disse resultatene bør presenteres for prosjektgruppen. Med "Enhanced Implementation"-pakken vil det bli gjennomført et møte for å dele disse resultatene med Onboarding-konsulenten.  Gruppen vil da kunne utføre eventuelle justeringer i infrastruktur, opplæring, prosesser eller maskinvare før den første ordinære prøven.

10  Første ordinære prøve (Live assessment)

Den nest siste aktiviteten i implementeringen er å forberede seg til den første ordinære prøven.

I forkant av den første prøven er det viktig å forberede og informere kandidatene, da et nytt vurderingsmiljø kan være en ekstra kilde til stress for kandidater på prøvedagen. Vi anbefaler derfor at kandidatene forberedes i god tid før de tar sine prøver i Inspera Assessment. Vennligst les Help Center-artikkelen Forberede og informere kandidater for tips om hvordan man forbereder kandidater til deres første ordinære prøve.

I tillegg til å informere og forberede kandidater, er det også noen spørsmål som bør besvares før den første ordinære prøven:

• Oppfyller IT-infrastrukturen kravene?
• Har den relevante prøven/prøvene blitt opprettet og aktivert?
• Har eksamensvaktene fått informasjon og opplæring?
• Er reserveprosedyrer og prosessbeskrivelser på plass?
• Hvis dere skal gjennomføre prøven på campus – har dere ekstra utstyr klart?

11  Evaluer implementering og første ordinære prøve

Det siste steget er at organisasjonen din evaluerer implementeringen og den første ordinære prøven. Dette gjøres før prosjektet overføres fullstendig til Account Management.

Evalueringsrapporter bør utformes i tråd med formålet for prosjektet (proof-of-concept, pilot eller fullskala digitalisering). De viktigste suksesskriteriene (KPI-er) og fokuspunkter for evalueringen bør planlegges av din organisasjon ved starten av implementeringsprosessen (oppstartsmøtet). Disse funnene bør også deles i et møte med Onboarding-konsulenten. Formålet med evalueringsmøtet er å sikre at organisasjonen din er forberedt på å fortsette å bruke Inspera for ordinære prøver.

Account Management

Når implementeringen er fullført og Onboarding-konsulenten har avsluttet implementeringsfasen, vil din Account Manager fortsette å gi støtte, rådgivning og veiledning om bruken av Inspera. Dette vil skje gjennom den faste forvaltningsprosessen som er avtalt mellom partene.

Din Account Manager fungerer som din stemme innad i Inspera, og Insperas stemme overfor deg. De er ansvarlige for overordnet kundeservice og kontraktsmessig leveranse. Account Manageren vil hjelpe deg med å få mest mulig verdi ut av din Inspera-lisens ved å:

• Demonstrere nye eller underutnyttede produktfunksjoner som støtter samordning mellom teknologi og pedagogikk
• Hjelpe deg med å holde deg informert om utviklingen av produktet og funksjoner på Insperas Roadmap
• Dele beste praksis og fremme et fellesskap blant lignende Inspera-brukere
• Gi råd om innføring av digital vurdering og endringsledelse
• Sørge for overoppsyn og eskalering for tjenesteleveranse
• Håndtere kommersielle forhold