Denna artikel är ett komplement till Implementeringsguiden och ger tips och information om hur du utför olika operativa aktiviteter före och under de tidiga stadierna av implementeringen av ett digitalt examinationsprojekt. 

Hur du väljer ditt team

Det är avgörande att etablera rätt team från början för att uppnå ett framgångsrikt implementeringsprojekt. Följande funktioner bör övervägas, även om det beror på omfattningen av ditt projekt:

• ett projektteam
• en referensgrupp för projektet
• en superanvändargrupp
• en styrgrupp

Den tid som krävs från de inblandade personerna beror naturligtvis på omfattningen av projektet. Är projektet en del av en större utrullningsplan eller är det bara testning i en mycket begränsad skala?

Projektteam Projektteamet bör innehålla representanter från alla avdelningar för att täcka alla krav och behov i projektet. Medlemmarna i projektteamet bör ha en dedikerad roll i projektet.  Du kan inkludera: Projektledare Personal som arbetar i olika delar av organisationen Administration / Tentamenskontor Representanter som täcker behoven för: Bedömare Tentavakter IT-avdelning

Referensgrupp Referensgruppen bör bestå av personal och kandidater som kommer att kunna testa och kommentera processerna och produkten under hela projektets gång.

Superanvändargrupp Superanvändargruppen bör inkludera de som du planerar att involvera under projektet.  Det är vanligt med visst överlapp mellan medlemmarna i projektteamet och superanvändargruppen. Du kan inkludera: Personal som arbetar i olika delar av organisationen Administration / Tentamenskontor Bedömare Tentavakter IT-avdelning

Gruppmedlemmarna bör vara din första linjens support för frågor relaterade till
Inspera Assessment från resten av organisationen, även efter projektet. Gruppen kommer att ansvara för att fortsätta utbildningen av nya användare i din organisation.

För grundskola och gymnasium (K-12) är det viktigt att utse en dedikerad superanvändare för varje organisationsenhet som omfattas av Inspera-implementeringen.

Styrgrupp Projektmedlemmarna bör kunna lyfta viktiga beslut och risker till styrgruppen. På så sätt kan eventuella problem lösas snabbt, vilket gör att projektet kan fortskrida enligt tidsplanen.  Du kan inkludera: Beslutsfattare Representanter från ledningen Representanter från lärarna/inblandad personal Representanter för slutanvändare (studenter/kandidater/testdeltagare) Projektledaren bör rapportera till styrgruppen.

Vikten av förankring i ledning och organisation

Implementering av digital examination handlar i grunden om människor, inte teknologi, och implementeringen bör ses som en verksamhetskritisk förändringsprocess (change management). Precis som alla andra förändringsprocesser är det avgörande att projektet är förankrat i organisationens ledning. Det är lika viktigt att involvera alla intressenter från alla berörda organisationsenheter.

I vissa fall drivs ett digitalt examinationsprojekt direkt av ledningen som ett strategiskt projekt. Om så är fallet behöver projektledaren bara rapportera noggrant till ledningen under hela projektet för att säkerställa konsekvent förankring.

I andra fall drivs projektet av tidiga användare ("early adopters") i organisationen, såsom lärare, administrativa enheter för examination eller enheter för lärandeteknologi. I dessa fall behöver projektledaren säkerställa förankring och acceptans från ledningen för att säkerställa att förändringen lyckas.

Det finns olika sätt att säkerställa förankring och upprätthålla ledningens ägarskap av det digitala examinationsprojektet:

• medvetandegörande aktiviteter
• rapporter till styrgruppen
• utvärderingsrapport

Medvetandegörande

Generell medvetenhet och projektkommunikation är viktiga verktyg för att få ledningen att acceptera och stödja det digitale examinationsprojektet. Projektägaren bör överväga att:

• skapa en webbsida dedikerad till att kommunicera projektet till kandidater och personal med regelbundna uppdateringar om framdriften. Webbsidan kan länka till introduktions- och informationsvideor eller till annat kommunikationsmaterial som skapats av projektteamet
• boka ett inledande möte efter projektstart med relevanta medlemmar i ledningen. Vid mötet bör medlemmarna diskutera projektmål, framgångskriterier och projektplaner, samt hur dessa ligger i linje med organisationens övergripande strategier

Rapporter till styrgruppen

Regelbundna rapporter från styrgruppen till ledningen ökar transparensen i projektaktiviteterna och stärker förankringen hos ledningen.

Utvärderingsrapport

Utvärderingsrapporten för implementeringsprojektet bör idealiskt sett baseras på input från ledningen. Rapporten ska säkerställa tydlighet och organisatorisk samstämmighet kring målen med övergången till digital examination.

Projektledaren/projektägaren bör planera in ett utvärderingsmöte med ledningen tidigt i projektet. Tidig involvering av ledningen är viktig eftersom det sänder en signal om att projektet kommer att rapporteras professionellt och att ledningens uppmärksamhet kommer att krävas.

Definiera omfattning, mål och risker

Inför ett implementeringsprojekt med Inspera Assessment rekommenderar vi att du och din organisation går igenom vad ni vill uppnå med projektet.

Varför digital examination

Definiera varför organisationen vill implementera digital examination:

Definiera omfattningen

När ni definierar omfattningen, tänk på att ni kan vilja ändra den under projektets gång. Omfattningen kan också definieras i faser som täcker olika delar eller nivåer av projektet.

Det är också viktigt att adressera vad som ligger utanför omfattningen ("out of scope") – vad som inte ska täckas av projektet. Är till exempel byggandet av en ny lokal för digitala examinationer en del av implementeringsprojektet eller ligger det utanför omfattningen?

Definiera framgångskriterier

Det är viktigt att definiera framgångskriterier per intressent/område och vad de avgörs av, vilket är enklare om de kan mätas på något sätt. Självklart bör de mätas både före och efter (och kanske under) implementeringsprojektet.

 Några exempel på framgångskriterier: 

Riskbedömning

En riskbedömning av projektet bör göras så tidigt som möjligt för att definiera potentiella risker och planera därefter, och bör omvärderas ofta under projektets gång.

En riskbedömning bör utvärdera:

• Implementeringsprojektet (projektmål, framdrift etc.)
• Inspera Assessment (systemet och funktionalitet)
• Infrastruktur (IT, kapacitet, lokaler etc.)

Många projekt har en mall för att utföra en riskanalys – två av de vanligaste teknikerna som används är en SWOT-analys eller en Facilitated Risk Analysis Process (FRAP). Syftet är att identifiera (eller undvika) risker, uppskatta sannolikheten för att en identifierad risk inträffar, förbereda för att hantera risker och självklart övervaka aktiviteter/risker under hela projektet.