Denna artikel är till för Bankansvariga och Författare.

Med platshållare för uppgiftsbanker kan du simulera den slutgiltiga placeringen för ditt innehåll och omedelbart identifiera konflikter innan du påbörjar en massflytt. Denna planeringsövning syftar till att ge dig ett tydligt arbetsflöde för din innehållsmigrering, vilket gör processen mer effektiv.

För att använda denna funktionalitet måste du först begära att Service Desk aktiverar den för din organisation. Vi rekommenderar att denna funktion endast aktiveras när du aktivt planerar migrering av innehåll till uppgiftsbanker. Kontakta Service Desk för mer information.

Förbereda innehåll för migrering från ytan utanför bank till uppgiftsbanker

För att utföra följande åtgärder måste du ha användarrollen Bankansvarig.

1. Skapa namn för platshållare

Leta upp och klicka på alternativet "Planering av bank-migrering" i inställningsmenyn eller rullgardinsmenyn för administration.

Detta öppnar ett nytt fönster där du kan skapa en lista över platshållare för uppgiftsbanker.

Dessa platshållare bör spegla namnen på de uppgiftsbanker du avser att skapa när du är redo att flytta ditt innehåll. I detta skede sätter du bara upp en lista över potentiella namn för att simulera var ditt innehåll slutligen kommer att ligga när migreringen är klar.

Du kan alltid gå tillbaka till denna lista och ändra namnen på platshållarna.

Klicka i fältet för att redigera värdet direkt.

Funktionerna för att radera och arkivera är tillgängliga under menyn med tre prickar.

Du kan endast redigera eller radera en platshållare om den ännu inte har kopplats till innehåll. Du kan fortfarande använda arkiv-funktionen för att dölja oönskade platshållare när som helst.

2. Tagga innehåll utanför bank med platshållare

Nästa steg är att bestämma vilket innehåll (som för närvarande ligger utanför bank) som tillhör respektive platshållare.

Detta arbete kan ta lite tid om du redan har en betydande mängd innehåll utanför bank. Vi rekommenderar att du börjar med listan över frågegrupper och använder befintlig metadata för att identifiera framtida placering exakt.

Identifiera innehåll för platshållare
Om dina platshållare till exempel är strukturerade kring ämnesområden kan du använda följande metoder:

a. Filtrera efter "Skapad av": Identifiera författare som är kopplade till specifika ämnesområden.

b. Använda sökfunktionen: Sök efter specifika namnstandarder som ni tidigare har infört.

c. Filtrera efter etiketter: Använd taggar eller etiketter ni har använt för att kategorisera innehåll efter ämnesområde.

När du har hittat de relevanta frågegrupper som ska tillhöra samma uppgiftsbank kan du välja dem i listan. Aktivera sedan processen genom att klicka på åtgärden "Planera bank-migrering" i bottenpanelen.

Detta öppnar ett nytt fönster och låter dig välja från listan över platshållare som ska kopplas till innehållet.

Gå systematiskt igenom listan över frågegrupper, samt eventuella frågor som för närvarande inte är kopplade till frågegrupper eller de som kräver ytterligare granskning.

För att underlätta denna process kan du både filtrera efter platshållare och lägga till det som en synlig kolumn i listorna för frågegrupper och frågor.

När du jobbar i frågelistan kan du nu också välja en fråga och klicka på symbolen för att se användning i bottenpanelen.

Detta visar en lista över de frågegrupper som frågan är kopplad till, samt vilken platshållare som används på dessa frågegrupper.

3. Kontrollera konflikter

Det är viktigt att komma ihåg att samma fråga eller frågegrupp inte kan ligga i mer än en uppgiftsbank.

Om du har en fråga du vill placera i både uppgiftsbank A och uppgiftsbank B måste du duplicera den så att varje uppgiftsbank har sin egen oberoende kopia.

Innan du slutför flytten av ditt innehåll måste du veta vilka frågor eller frågegrupper som är taggade som tillhörande mer än en platshållare.

För att göra dessa konflikter lättare att upptäcka kommer kolumnen för platshållare att visa en varningssymbol om du har tilldelat mer än en platshållare till samma objekt. Denna symbol inkluderar också en förklaring som påminner dig om att du behöver duplicera objektet.

Du kan också använda det dedikerade filtret "Konflikt: Flera platshållare för uppgiftsbanker" för att arbeta utifrån en exakt lista över objekt som kräver åtgärd.

Kom ihåg: När du har löst en innehållskonflikt (t.ex. genom duplicering) måste du se till att du tar bort taggen för den platshållare som inte längre är relevant.

Innehållsobjektet ska då endast visa den platshållare som är kopplad till dess faktiska och enda destination.

4. Skapa dina uppgiftsbanker

I detta skede kan du gå vidare med att skapa dina uppgiftsbanker och definiera deras åtkomstregler. Kom ihåg att använda listan över platshållare som grund för detta arbete, så att du vet vilken uppgiftsbank som motsvarar dina taggade platshållare.

Se våra steg-för-steg-guider för mer detaljer om hur du skapar uppgiftsbanker och styr åtkomst:

Skapa uppgiftsbank

Avancerad åtkomstkontroll för uppgiftsbanker

5. Flytta ditt innehåll

I din frågelista filtrerar du innehållet efter en enskild platshållare. Välj hela listan och välj sedan alternativet "Flytta till annan bank" i bottenpanelen.

Välj namnet på din mål-uppgiftsbank och klicka på Flytta.

Om det finns några konflikter kvar kommer du att informeras och ombes vidta åtgärder innan flytten genomförs. Upprepa stegen ovan vid behov tills du har flyttat ditt innehåll till uppgiftsbanken.

För mer information om flyttfunktionen, se Flytta innehåll till, från och mellan uppgiftsbanker.

Upprepa filtreringssteget för nästa platshållare och så vidare.

När ditt innehåll har migrerats till uppgiftsbanken kommer det fortfarande att visa taggen för platshållare. Detta är avsiktligt, så att du kan dubbelkontrollera efter flytten.

Efter att du har slutfört migreringen av innehåll och inte längre behöver se kolumnen för platshållare eller tillhörande funktioner, kom ihåg att kontakta Service Desk som kan inaktivera funktionaliteten för din miljö.