Denne artikkelen forklarer hvordan innleveringsbevaring fungerer i Inspera Assessment og hvordan det samhandler med de eksisterende alternativene for å slette kandidatinnleveringer.
Kort sagt: Bevaring av innsendelser setter en minimumstid en innsendelse må oppbevares før den kan slettes permanent. Hvis oppbevaring er aktivert, har det prioritet over manuelle og automatiske slettingsalternativer.
Hva innleveringsbeholdning betyr
Innsendingsbevaring er en innstilling på leietaker-nivå som forhindrer at kandidatinnsendinger blir permanent slettet før et konfigurert antall dager har gått.
Dette hjelper institusjoner med å oppfylle interne eller regulatoriske krav om å oppbevare innsendelser i en minimumsperiode.
Oppbevaring er konfigurert per leietaker. Det gjelder både eksisterende og nye innsendelser i den leietakeren.
Hvordan det forholder seg til slettealternativer
Inspera støtter allerede slettingsalternativer som kandidat-initiert sletting og automatisk sletting etter innlevering eller etter vurdering. Når innleveringsbevaring er aktivert, eksisterer disse slettealternativene fortsatt, men de kan ikke slette en innlevering før bevaringsperioden er over.
Kandidatsletting: kandidater kan ikke slette en innsending mens den fortsatt er innenfor oppbevaringsperioden.
Automatisk sletting etter vurdering: sletting vil kun skje etter at oppbevaringsperioden har utløpt og reglene for automatisk sletting er oppfylt.
Automatisk sletting etter innsending: sletting vil kun skje etter at oppbevaringsperioden har utløpt og reglene for automatisk sletting er oppfylt.
Tenk på oppbevaring som en sikkerhetsmekanisme: sletting kan bare skje når begge betingelsene er oppfylt: oppbevaringsperioden har utløpt, og en slettingsalternativ er aktivert.
Hvilken regel har prioritet?
Hvis innsendingsbevaring er aktivert, overstyrer det slettingsinnstillingene i løpet av bevaringsperioden.
Det effektive slettingspunktet er derfor det senere av disse to:
Slutten av oppbevaringsperioden.
Tidspunktet når den konfigurerte slettingsregelen normalt ville slettet innleveringen.
Eksempler
-
Oppbevaring: 730 dager, automatisk sletting: 365 dager
Innleveringen vil ikke bli slettet etter 365 dager. Det blir kvalifisert først etter 730 dager. -
Beholdning: 365 dager, automatisk sletting: 730 dager
Innsendingen vil fortsatt ikke bli slettet før etter 730 dager, fordi auto-slettingsregelen slutter senere. -
Bevaring aktivert, ingen automatisk sletting aktivert
Innsendingen beholdes i minimumsperioden, men den blir ikke automatisk slettet når perioden er over.
Viktige ting å vite
Bevaring utløser ikke selv sletting. Det forhindrer bare sletting før minimumsperioden har gått.
Hvis ingen slettealternativ er aktivert, vil innsendelser fortsette å bli oppbevart etter at oppbevaringsperioden er over.
Hvis oppbevaring er aktivert, er kandidatens sign-off utilgjengelig til oppbevaringsperioden har utløpt.
Endringer gjelder på leietaker-nivå og påvirker innsendelser på tvers av leietakeren.
Viktig: å slette en innlevering er irreversibelt. Når en innsending er permanent slettet, kan den ikke gjenopprettes.
Hvordan aktivere eller oppdatere innsendingsbeholdning
Innsendingsbevaring kan kun konfigureres av Inspera's servicedesk-team. Universiteter og institusjoner kan ikke aktivere eller endre denne innstillingen på egen hånd.
For å aktivere innleveringsbevaring eller oppdatere bevaringsperioden, vennligst kontakt Inspera service desk-teamet.
Standard oppbevaringsperiode er 730 dager.
Relatert artikkel
For detaljer om de tilgjengelige slettingskonfigurasjonene, se Tilgjengelige konfigurasjoner for sletting av kandidatbesvarelser