Denna artikel förklarar hur inlämningsbevarande fungerar i Inspera Assessment och hur det interagerar med de befintliga alternativen för att radera kandidatens inlämningar.

Kort sagt: Inlämningsbevarande ställer in en minimitid som en inlämning måste behållas innan den kan raderas permanent. Om retention är aktiverat, har det företräde framför manuella och automatiska raderingsalternativ.

Vad inlämningsbevarande betyder

Behållning av inskick är en inställning på hyresgästs nivå som förhindrar att kandidatinskick raderas permanent innan ett konfigurerat antal dagar har passerat.

Detta hjälper institutioner att uppfylla interna eller regulatoriska krav på att behålla inskickningar under en minimiperiod.

Retention är konfigurerad per hyresgäst. Det gäller både befintliga och nya inlämningar i den hyresgästen.

Hur det relaterar till raderingsalternativ

Inspera stöder redan raderingsalternativ som kandidatinitierad radering och automatisk radering efter inlämning eller efter bedömning. När inlämningsbevarande är aktiverat, finns dessa raderingsalternativ fortfarande, men de kan inte radera en inlämning innan bevarandeperioden har avslutats.

• Kandidats borttagning: kandidater kan inte ta bort en inlämning medan den fortfarande är inom lagringsperioden.

• Automatisk radering efter bedömning: radering kommer endast att ske efter att retentionstiden har passerat och reglerna för automatisk radering har uppfyllts.

• Automatisk radering efter inlämning: radering kommer endast att ske efter att retentionstiden har passerat och reglerna för automatisk radering har uppfyllts.

Tänk på retention som en säkerhetsåtgärd: radering kan endast ske när båda villkoren är uppfyllda: retentionstiden har löpt ut och ett raderingsalternativ är aktiverat.

Vilken regel har företräde?

Om inlämningsbevarande är aktiverat, åsidosätter det raderingsinställningarna under bevarandeperioden.

Den effektiva raderingspunkten är därför den senare av dessa två:

• Slutet av lagringsperioden.

• Tidpunkten när den konfigurerade raderingsregeln normalt skulle radera inlämningen.

Exempel

• Behållning: 730 dagar, automatisk radering: 365 dagar
  Inlämningen kommer inte att raderas efter 365 dagar. Det blir berättigat först efter 730 dagar.
• Behållning: 365 dagar, automatisk radering: 730 dagar
  Inlämningen kommer fortfarande inte att raderas förrän efter 730 dagar, eftersom regeln för automatisk radering slutar senare.
• Behållning aktiverad, ingen automatisk radering aktiverad
  Inlämningen behålls under minimiperioden, men den raderas inte automatiskt när den perioden är slut.

Viktiga saker att veta

• Behållning utlöser inte själv radering. Det förhindrar endast radering innan den minimi perioden har passerat.

• Om inget raderingsalternativ är aktiverat, kommer inskickade uppgifter att fortsätta att sparas efter att retentionstiden har löpt ut.

• Om retention är aktiverat, är kandidatens godkännande inte tillgängligt förrän retentionperioden har löpt ut.

• Ändringar gäller på hyresnivå och påverkar inlämningar över hela hyresnivån.

Viktigt: att radera en inlämning är oåterkalleligt. När en inlämning har raderats permanent kan den inte återställas.

Hur man aktiverar eller uppdaterar bevarande av inskickningar

Inlämningsbevarande kan endast konfigureras av Insperas servicedesk-team. Universitet och institutioner kan inte aktivera eller ändra denna inställning på egen hand.

För att aktivera inlämningsbevarande eller uppdatera bevarandeperioden, vänligen kontakta Inspera-servicedeskteamet.

Standardlagringstiden är 730 dagar.

Relaterad artikel

För detaljer om de tillgängliga raderingskonfigurationerna, se Tillgängliga konfigurationer för radering av kandidatinlämningar