Användarhantering - skapa, uppdatera och radera användarkonton

Funktionen är tillgänglig för Användaradministratör.

I den här artikeln beskriver vi hur du kan arbeta med användarhantering och skapa/uppdatera användarkonton. 

Innehållsförteckning

• Menyn Användarhantering
• Sök eller filtrera fram användare
• Exportera listan med användare
• Skapa nya användarkonton
  • Skapa nya användarkonton manuellt
  • Skapa nya användarkonton genom att importera en CSV-fil
• Skapa en CSV-fil för import av användarkonton
• Skapa en CSV-fil med organisationstillhörighet för import av användarkonton
• Skapa, uppdatera eller radera användarkonton via API
• Skapa och uppdatera användarkonton via integration
• Redigera ett användarkonto
• Radera eller inaktivera ett användarkonto

Menyn användarhantering

För att komma till hanteringen av användarkonton:

• Klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet
• Välj Användarhantering

Sök eller filtrera fram användare

Du kan antingen söka fram enskilda användare eller använda filter för att t ex hitta alla med en viss roll. För att söka:

• Ställ markören i Sök-fältet
• Skriv in minst tre tecken

För att filtrera fram:

• Klicka på Filter
• Välj roll i rullgardinslistan

Om användare är kopplade till organisationsenhet/er går det även att lägga till Enhet som filter för att filtrera fram användare med en viss organisationstillhörighet. 

Filterfunktionen är förinställd på att hitta aktiva användare, så om du inte hittar kontot du letar efter pröva att även markera inaktiverade användare. När du filtrerar på Roll kommer användarens alla roller att listas. 

Exportera listan med användare

Resultatet av en sökning eller filtrering kan exporteras som CSV-fil för vidare hantering i t ex MS Excel eller Google kalkylblad. 

• Klicka på pilen intill resultatantalet
• Välj Hämta CSV

Skapa nya användarkonton

Här kommer vi beskriva olika sätt på vilket skapande av nya användarkonton kan hanteras. 

Skapa nya användarkonton manuellt

• Gå till menyn Användarhantering
• Klicka på Lägg till
• Skriv in
  • Förnamn
  • Efternamn
  • e-postadress
  • Användarnamn
• Markera ev. enhet/er
• Markera roll/er
• Klicka på Skapa användare

Om det finns en SSO-integration aktiverad så lägger du in det användarnamnet vid SHIBBOLETH-ID för att låta användaren använda SSO-inloggning. Fälten Användarnamn och Lösenord är vad användaren använder om hen loggar in med "Registrerad användare".

I videon nedan visar vi hur du lägger till användare i Inspera. Du kan också läsa instruktionerna skriftligt längre ner på sidan.

Skapa nya användarkonton genom att importera en CSV-fil

För att kunna importera uppgifter om nya användare behöver du använda en fil i formatet CSV. Läs under Skapa en CSV-fil för import av användare.  När du har skapat din CSV-fil är det dags att importera den i Inspera. Gör då följande:

1. Klicka på kugghjulet uppe i det högra hörnet
2. Klicka på Användarhantering
3. Klicka på nedåtpilen uppe i det högra hörnet (till vänster om Lägg till)
4. Välj CSV-import. Du kan nu se direkt på skärmen vilka fält och i vilken ordning de behöver komma för just er Insperainstans.
5. Klicka på Välj CSV-fil
6. När du laddat upp filen så kan du välja att tilldela t ex enheter och roller som de importerande användarna ska associeras med
7. Klicka på Skapa användare från CSV

Kom ihåg dessa begränsningar:

1. Max antal rader per fil är 250
2. Det går inte att uppdatera roller på existerande användare via CSV-fil
3. Det går inte att skapa nya användare med CSV-fil om det finns mer än en SSO-integration
4. Om användarna som du laddar upp ska ha olika roller får detta göras manuellt efter uppladdningen
5. Filen ska inte innehålla rubriker i kolumnerna

Skapa en CSV-fil för import av användarkonton

För att kunna importera flera användare så behöver du skapa en fil som är kommaseparerad (CSV-fil). Information som ska finnas med beror på vad som används hos er. Nedan finns tre vanliga exempel:

Förnamn, Efternamn, e-postadress, Google ID

Förnamn, Efternamn, e-postadress, SHIBBOLETH-ID

Förnamn, Efternamn, e-postadress

Det finns några viktiga saker att komma ihåg när du skapar en CSV-fil:

• Filen måste innehålla fälten i rätt ordning
• Filen måste vara UTF-8 formaterad så att specialtecken och bokstäver kan importeras korrekt
• Filen måste vara separerad med komma, inte semikolon
• Du kan inte blanda användare med olika rättigheter i en fil. Du måste alltså skapa en fil användare som ska ha rollen Admin och en fil för de som ska ha rollen författare. 
• Du kan inte ha en rubrik i kolumnerna
• Maximalt antal rader i filen är 250

Steg-för-steg:

1. Skapa först ett Google Kalkylark
   
2. Fyll i uppgifterna för alla användare enligt det som är aktuellt för er instans. Du ska inte använda rubriker.
3. Döp filen till något lämpligt namn
4. Spara som kommaseparerad fil genom att gå till "Arkiv", "Ladda ner som" och välj "Kommaavgränsade värden (csv)"

Om du har en Microsoft Excel-fil

Microsoft Excel är inte formaterat enligt UTF-8 eller kommaavgränsat även om du väljer att spara som en CSV-fil. Vill du använda en Excel-fil så måste du ladda upp denna till Google Drive och öppna den som ett Google Spreadsheet. Efter det följer du stegen i avsnittet innan och laddar sedan upp denna som en CSV-fil.

Om du använder andra editorer

Du kan också använda andra editorer som OpenOffice, Notepad eller TextEdit för att skapa CSV-filer. Kom ihåg att det är viktigt att filen är formaterad på rätt sätt innan du importerar den till Inspera Assessment.

Skapa en CSV-fil med organisationstillhörighet för import av användarkonton

Om ni använder organisationsenheter i Inspera Assessment, kan medlemskap i organisation inkluderas i import av CSV-fil. 

Förnamn, Efternamn, e-postadress, OrgLevel1|OrgLevel2|OrgLevel3, SSO användarnamn

Om SSO användarnamn redan finns på ett användarkonto kommer detta att uppdateras med information om organisationstillhörighet. Däremot kommer existerande organisationstillhörighet inte att tas bort. 

Skapa, uppdatera eller radera användarkonton via API

Insperas öppna APer kan användas för att skapa, uppdatera och radera användarkonton. Du kan läsa om detta i dokumentationen om APIer och då under sektionen users. 

Skapa och uppdatera användarkonton via integration

Inspera Assessment har integrationer med många system för användaradministration som t ex FS BAS och Sebra. Via integration till ett sådant system skapas konton direkt och uppdateringar sker automatiskt.

Redigera ett användarkonto

Du kan manuellt uppdatera användarkonto. Den enda informationen som du inte kan ändra är användarnamnet.

• Klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet
• Välj Användarhantering
• Ställ markören i Sök-fältet
• Skriv in minst tre tecken
• Klicka på namnet på användaren
• Gör uppdateringarna
• Klicka på Spara profil

Ett e-postmeddelande skickas till användaren om att hens konto har uppdaterats. 

Radera eller inaktivera ett användarkonto

Om det skulle behövas går det att radera ett användarkonto. Denna handling går dock inte att ångra så oftast räcker det med att inaktivera en användare.

Radera ett användarkonto

• Klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet
• Välj Användarhantering
• Ställ markören i Sök-fältet
• Skriv in minst tre tecken
• Markera rutan framför användarens namn
• Välj Radera

Inaktivera ett användarkonto

• Klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet
• Välj Användarhantering
• Ställ markören i Sök-fältet
• Skriv in minst tre tecken
• Markera rutan framför användarens namn
• Välj Redigera status
• Klicka på Inaktivera användare

Genom att inaktivera användaren så finns informationen kvar för objekt som denne har skapat i Inspera. Det går även att aktivera användarkonton igen om så skulle behövas.