Detta är tillgängligt för Admin

Introduktion: Inspera Docs låter dig ladda upp skannade svarsbiljetter som innehåller unika frågekoder, samt granska och åtgärda eventuella fel innan de automatiskt tilldelas kandidatens inlämningar.

Den här artikeln förklarar hur man bearbetar skannade ark i Inspera Docs efter att de har samlats in och skannats. Du kommer att lära dig hur du:

• Laddar upp skannade ark till Inspera Docs
• Granskar, korrigerar och bekräftar ark innan de tilldelas kandidatens inlämningar

Denna funktion kräver en extra licens. Vänligen kontakta din Account Manager för mer information och priser.

Ladda upp skannade ark till Inspera Docs

När skanningen är klar:

1. Välj Inspera Docs från uppladdningsmenyn uppe till höger

2. Välj Ladda upp filer och välj de JPG/JPEG/PNG-filer du vill ladda upp (max 1000 i en omgång)

3. Ge omgången ett namn. Du kan senare använda detta namn för filtrering

4. Starta uppladdningen genom att klicka på Ladda upp

När filerna har laddats upp och bearbetats blir statusen Redo för granskning och du kan Flytta till granskning för att göra dem tillgängliga i granskningsläget

Sammanfattningen av omgången kommer att vara synlig tills alla ark i omgången antingen är inskickade till en kandidatsvar eller borttagna. Den kommer att finnas kvar så länge det finns arbete kvar att göra i omgången.

• Inspera Docs kommer att:
  • Ladda upp var och en av de valda arken
  • När ett ark laddas upp startar bearbetningen och försöker identifiera:
    • De 7 rutorna för frågekoden
    • De 2 rutorna för sidnumret
  • OCR (Optisk teckenigenkänning) körs för att läsa frågekod och sidnummer
  • Validiteten av frågekoden kontrolleras mot frågekoder som förväntas på din tenant
  • Koderna kontrolleras för dubbletter inom uppladdningarna och redan inskickade ark
  • En beskuren headerbild (övre delen av skanningsarket) skapas

• Efter att bearbetningen är klar kategoriserar Inspera Docs varje ark baserat på vad som kunde läsas:
  • Läsfel
    • En eller flera siffror i frågekoden kan inte läsas
    • Sidnumret kan vara läsbart eller inte
  • Sidnummerfel
    • Frågekoden är läsbar
    • Sidnumret kan inte läsas
  • Giltig
    • Alla 7 siffror i frågekoden är läsbara
    • Frågekoden är igenkänd på din tenant

Granska och validera arken

Efter att ha valt Flytta till granskning erbjuder Inspera Docs ett valideringsgränssnitt med fyra flikar. Arbeta igenom dessa flikar för att granska, korrigera och bekräfta skannade sidor innan de tilldelas kandidatens inlämningar.

Flikarna är:

Att godkänna ett ark från någon av de tre första flikarna kommer att validera arket på nytt och flytta det till fliken Bekräftelse, förutsatt att inga problem upptäcks vid nyvalideringen. Även om detta ger ett naturligt arbetsflöde kan du börja i vilken flik du vill, även i fliken Bekräftelse för att omedelbart tilldela de skanningar som är klara.

Fel-fliken

Använd först Fel-fliken för att åtgärda ark som inte kan bearbetas automatiskt.

Vad som visas här

• Ark med oläsbara frågekoder

  • Som en säkerhetsmekanism, om vi inte kan läsa alla 7 siffror i frågekoden visas inga siffror alls

• Ark med koder som inte är giltiga på tenanten

Vad du kan göra i Fel-fliken

• Redigera frågekoder och sidnummer för att rätta till fel eller fylla i saknad information

• Godkänn ark när koder/sidnummer är giltiga så att de går vidare i arbetsflödet

• Ta bort ark som inte ska bearbetas vidare

När du har rättat eller tagit bort alla objekt i Fel-fliken, gå vidare till fliken Sidnummeravvikelser.

Fliken Sidnummeravvikelser

Använd sedan fliken Sidnummeravvikelser för att lösa konflikter och saknade sidnummer inom den aktuella omgången.

Vad som visas här

• Ark med samma kombination av frågekod och sidnummer inom den aktuella omgången (ännu inte tilldelade)

• Ark med giltig frågekod men oläsbart eller tomt sidnummer

Vad du kan göra i fliken Sidnummeravvikelser

• Redigera frågekoder och sidnummer för att:

  • Lösa konflikter (ange korrekt sidnummer eller justera dubbletter)

  • Fyll i saknade eller oläsbara sidnummer

• Godkänn ark när sidnummerinformationen är korrekt eller om du är nöjd med att fortsätta utan korrigerade sidnummer

• Ta bort ark som inte ska tilldelas

Även om sidnumret är användbart eftersom det säkerställer att arken ordnas korrekt för rättaren, är sidnummer inte obligatoriskt och du kan godkänna ark med saknade/dubblett-/oläsbara sidnummer.

När alla sidnummeravvikelser är lösta eller godkända direkt, fortsätt med dubbletter mot befintliga inlämningar.

Fliken Dubbletter i inlämningar

Använd sedan fliken Dubbletter i inlämningar för att bestämma vad du ska göra med ark som dubbletter redan tilldelade sidor.

Vad som visas här

• Ark med samma frågekod och sidnummer som ett ark som redan är tilldelat en kandidats inlämning

• Ark kommer att matchas på frågekod endast om det redan tilldelade arket laddades upp med Inspera Scan

Vad du kan göra i fliken Dubbletter i inlämningar

• Jämför och bestäm för varje dubblett om du ska:

  • Godkänna det nya arket för att behålla både det befintliga och det nya på kandidatinlämningen

  • Ta bort det nya arket

• Redigera frågekoder och sidnummer på de nya arken om det finns ett problem

Följ stegen som beskrivs nedan i Ta bort ark från en kandidat i denna artikel om du behöver ta bort ett ark som redan är tilldelat en kandidats inlämning.

När du är säker på att dubbletterna hanteras korrekt, gå vidare till slutlig bekräftelse.

Fliken Bekräftelse

Slutligen, använd Bekräftelse-fliken för att granska och bekräfta rena ark innan de tilldelas kandidatens inlämningar.

Vad som visas här

• Ark med giltiga frågekoder och sidnummer visas direkt i Bekräftelse

• Ark som har godkänts och validerats om från tidigare flikar

Vad du kan göra i fliken Bekräftelse

• Redigera frågekoder och sidnummer om det finns ett problem

• Ta bort ark som inte ska tilldelas

• Skicka in ark för att tilldela dem till kandidatens inlämningar. Observera att arket försvinner från Bekräftelse-fliken och denna åtgärd kan inte ångras

Du kan ladda upp och bearbeta ark i flera sessioner. Obearbetade objekt förblir i sina respektive flikar tills du hanterar dem. Inga ark tilldelas kandidatens inlämningar förrän du uttryckligen skickar in dem i Bekräftelse-fliken.

Verifiera antal inskickade ark i Monitor

I Monitor kan du verifiera att antalet inlämnade ark motsvarar antalet ark som laddats upp och tilldelats kandidatens inlämning. Detta syns i kolumnen Skisser genom att lägga till ett filter.

Visa skisskolumnen i Monitor

1. Öppna Monitor och klicka på Kolumner > Skisser.

   

2. Kolumnen för Skisser kommer då att vara synlig i Monitor.
3. Varje kandidat med inlämnade och inskickade ark visar två siffror. Om allt är som det ska kommer dessa två siffror att stämma överens.
   • Den första siffran visar hur många ark som lämnats in och registrerats av övervakarna.

   • Den andra siffran visar ark som skickats in till kandidatens inlämning.

     

Använd filter för att se kandidater med potentiell avvikelse

När du är i Monitor och har lagt till skisskolumnen kan du lägga till filtret Skissavvikelse för att kontrollera potentiella avvikelser.

1. I Monitor klicka på Filter.
2. Klicka på Egenskaper: Alla.

3. Välj Skissavvikelse.