Denne artikkelen er et supplement til Implementeringsguiden og gir tips og informasjon om hvordan du utfører ulike operasjonelle aktiviteter før og under de tidlige fasene av implementeringen av et digitalt vurderingsprosjekt. 

Hvordan velge teamet ditt

Det er avgjørende å etablere de riktige teamene fra starten av for å oppnå et vellykket implementeringsprosjekt. Følgende funksjoner bør vurderes, selv om det avhenger av omfanget av prosjektet ditt:

• et prosjektteam
• en referansegruppe for prosjektet
• en superbrukergruppe
• en styringsgruppe

Tiden som kreves fra personene involvert vil selvfølgelig avhenge av omfanget av prosjektet. Er prosjektet en del av en større utrullingsplan, eller er det bare testing i svært begrenset skala?

Prosjektteam Prosjektteamet bør inkludere representanter fra alle avdelinger for å dekke alle kravene og behovene i prosjektet. Medlemmene i prosjektteamet bør ha en dedikert rolle i prosjektet.  Du kan inkludere: Prosjektleder Ansatte som jobber i ulike deler av organisasjonen Administrasjon / Eksamenskontor Representanter som dekker behovene til: Sensorer Eksamensvakter IT-avdeling

Referansegruppe Referansegruppen bør bestå av ansatte og kandidater som vil kunne teste og kommentere prosessene og produktet gjennom hele prosjektet.

Superbrukergruppe Superbrukergruppen bør inkludere de du planlegger å involvere i løpet av prosjektet.  Det er vanlig å ha noe overlapp mellom medlemmene i prosjektteamet og superbrukergruppen. Du kan inkludere: Ansatte som jobber i ulike deler av organisasjonen Administrasjon / Eksamenskontor Sensorer Eksamensvakter IT-avdeling

Gruppemedlemmene bør være førstelinje-støtte for spørsmål knyttet til
Inspera Assessment fra resten av organisasjonen, også etter prosjektet. Gruppen vil være ansvarlig for å fortsette opplæringen av nye brukere i organisasjonen din.

For grunnskole og videregående opplæring (K-12) er det viktig å tildele én dedikert superbruker for hver organisasjonsenhet som er underlagt Inspera-implementeringen.

Styringsgruppe Prosjektmedlemmene bør kunne løfte viktige beslutninger og risikoer til styringsgruppen. På denne måten kan eventuelle problemer løses raskt, slik at prosjektet kan fremskride til rett tid.  Du kan inkludere: Beslutningstakere Representanter fra ledelsen Representanter fra lærerne/ansatte som er involvert Sluttbrukerrepresentanter (studenter/kandidater/testtakere) Prosjektlederen bør rapportere til styringsgruppen.

Viktigheten av forankring i ledelse og organisasjon

Implementering av digital vurdering handler i bunn og grunn om mennesker, ikke teknologi, og implementeringen bør ses på som en forretningskritisk endringsledelsesprosess. Som enhver annen endringsledelsesprosess er det avgjørende at prosjektet er forankret i ledelsen av organisasjonen. Det er like viktig å involvere alle interessenter fra alle involverte organisasjonsenheter.

I noen tilfeller drives et digitalt vurderingsprosjekt direkte av ledelsen som et strategisk prosjekt. Hvis det er tilfelle, trenger prosjektlederen bare å rapportere flittig til ledelsen gjennom hele prosjektet for å sikre konsekvent forankring.

I andre tilfeller drives prosjektet av tidlige brukere i organisasjonen, slik som lærere, administrative enheter for vurdering eller enheter for læringsteknologi. I disse tilfellene må prosjektlederen sørge for forankring og aksept fra ledelsen for å sikre at endringen blir vellykket.

Det finnes ulike måter å sikre forankring og opprettholde ledelsens eierskap til det digitale vurderingsprosjektet:

• bevisstgjøringsaktiviteter
• rapporter til styringsgruppen
• evalueringsrapport

Bevisstgjøring

Generell bevisstgjøring og prosjektkommunikasjon er viktige verktøy for å få ledelsen til å akseptere og støtte det digitale vurderingsprosjektet. Prosjekteieren bør vurdere å:

• opprette en nettside dedikert til å kommunisere prosjektet til kandidater og ansatte med jevnlige oppdateringer om fremdriften. Nettsiden kan lenke til introduksjons- og bevisstgjøringsvideoer eller til annet kommunikasjonsmateriell laget av prosjektteamet
• sette opp et innledende møte etter prosjektoppstart med relevante medlemmer av ledelsen. På møtet bør medlemmene diskutere prosjektmål, suksesskriterier og prosjektplaner, og hvordan disse kan samordnes med organisasjonens overordnede strategier

Rapporter til styringsgruppen

Regelmessige rapporter fra styringsgruppen til ledelsen vil øke gjennomsiktigheten i prosjektaktivitetene og øke forankringen hos ledelsen.

Evalueringsrapport

Evalueringsrapporten for implementeringsprosjektet bør ideelt sett være basert på innspill fra ledelsen. Rapporten skal sikre klarhet og organisatorisk samordning om målene for overgangen til digitale vurderinger.

Prosjektlederen/prosjekteieren bør planlegge et evalueringsmøte med ledelsen tidlig i prosjektet. Tidlig involvering av ledelsen er viktig fordi det sender ut et signal om at prosjektet vil bli rapportert på profesjonelt, og at ledelsens oppmerksomhet vil være nødvendig.

Definere omfang, mål og risikoer

Før et implementeringsprosjekt med Inspera Assessment anbefaler vi at du og organisasjonen din går gjennom hva dere ønsker å oppnå med prosjektet.

Hvorfor digitale vurderinger

Definer hvorfor organisasjonen ønsker å implementere digital vurdering:

Definer omfanget

Når du definerer omfanget, bør du huske på at du kan ønske å endre omfanget i løpet av prosjektet. Omfanget kan også defineres i faser som dekker ulike deler eller nivåer av omfanget.

Det er også viktig å adressere hva som er utenfor omfanget – hva som ikke skal dekkes av prosjektet. Er for eksempel bygging av et nytt lokale for digitale vurderinger en del av implementeringsprosjektet eller utenfor omfanget?

Definer suksesskriterier

Det er viktig å definere suksesskriterier per interessent/område og hva de bestemmes av, noe som er enklere hvis de kan måles på en eller annen måte. De bør selvfølgelig måles både før og etter (og kanskje underveis i) implementeringsprosjektet.

 Noen eksempler på suksesskriterier: 

Risikovurdering

En risikovurdering av prosjektet bør gjøres så tidlig som mulig for å definere potensielle risikoer og planlegge deretter, og bør revurderes hyppig i løpet av prosjektet.

En risikovurdering bør vurdere:

• Implementeringsprosjektet (prosjektmål, fremdrift osv.)
• Inspera Assessment (systemet og funksjonalitet)
• Infrastruktur (IT, kapasitet, fasiliteter osv.)

Mange prosjekter har en mal for å utføre en risikoanalyse – to av de mer vanlige teknikkene som brukes er SWOT-analyse eller en Facilitated Risk Analysis Process (FRAP). Poenget er å identifisere (eller unngå) risiko, estimere sannsynligheten for at identifisert risiko inntreffer, forberede seg på å håndtere risikoer, og selvfølgelig overvåke aktiviteter/risikoer gjennom hele prosjektet.