Dette er tilgjengelig for Hovedansvarlig

Introduksjon: Inspera Docs lar deg laste opp skannede svarark som inkluderer unike oppgavekoder, og gjennomgå og rette eventuelle feil før de automatisk tildeles kandidatienes besvarelser.

Denne artikkelen forklarer hvordan du behandler skannede ark i Inspera Docs etter at de er samlet inn og skannet. Du vil lære hvordan du:

• Laster opp skannede ark til Inspera Docs
• Gjennomgår, korrigerer og bekrefter ark før de tildeles kandidatene

Denne funksjonen krever en ekstra lisens. Vennligst kontakt din kontoadministrator for mer informasjon og priser.

Last opp skannede ark til Inspera Docs

Når skanningen er fullført:

1. Velg Inspera Docs fra opplastingsmenyen øverst til høyre

2. Velg Last opp filer og velg JPG/JPEG/PNG-filene du vil laste opp (maks 1000 i én batch)

3. Gi batchen et navn. Du kan senere bruke dette navnet til filtrering

4. Start opplastingen ved å klikke på Last opp

Når filene er lastet opp og behandlet, blir statusen Klar for gjennomgang og du kan Gå til gjennomgang for å gjøre dem tilgjengelige i gjennomgangskonteksten

Batchoppsummeringen vil forbli synlig til alle ark i batchen enten er sendt til en kandidatrespons eller slettet. Den vil forbli så lenge det fortsatt er arbeid å fullføre i batchen.

• Inspera Docs vil:
  • Laste opp hvert av de valgte arkene
  • Når et ark lastes opp, starter behandlingen og arbeider med å identifisere:
    • De 7 rutene for oppgavekoden
    • De 2 rutene for sidenummeret
  • OCR (Optisk Tegngjenkjenning) kjøres for å lese oppgavekoden- og sidenummerverdiene
  • Gyldigheten av oppgavekoden sjekkes mot oppgavekoder som forventes på din Inspera instans
  • Kodene sjekkes for duplikater innen opplastinger og allerede innsendte ark
  • Et beskjært toppbilde (øverste del av skanningsarket) opprettes

• Etter at behandlingen er fullført, kategoriserer Inspera Docs hvert ark basert på hva som kunne leses:
  • Lesefeil
    • Én eller flere sifre i oppgavekoden kan ikke leses
    • Sidenummer kan være lesbart eller ikke
  • Ugyldig kode
    • Oppgavekoden er lesbar, men matcher ingen oppgavekode Inspera-instansen
  • Ugyldig kode for prøven
    • Oppgavekoden er lesbar, men matcher ingen oppgavekode på den valgte prøven
    • Vises kun om opplastning er gjort i kontekst av en prøve
  • Side-lesefeil
    • Oppgavekoden er lesbar
    • Sidenummer kan ikke leses
  • Gyldig
    • Alle 7 sifrene i oppgavekoden er lesbare
    • Oppgavekoden er gjenkjent på din instans

Gjennomgang og validering av arkene

Etter å ha valgt Gå til gjennomgang, gir Inspera Docs et valideringsgrensesnitt med fire faner. Arbeid deg gjennom disse fanene for å gjennomgå, korrigere og bekrefte skannede sider før de tildeles kandidatinnleveringer.

Fanene er:

Godkjenning av et ark fra en av de tre første fanene vil revalidere arket og flytte det til Bekreftelses-fanen, forutsatt at det ikke finnes problemer under revalideringen. Selv om dette gir en naturlig arbeidsflyt, kan du starte i hvilken som helst fane du foretrekker, også i Bekreftelses-fanen for å tildele skanninger som er klare umiddelbart.

Feil-fanen

Bruk Feil-fanen først for å rydde opp i ark som ikke kan behandles automatisk.

Hva som vises her

• Ark med uleselige oppgavekoder

  • Som en sikkerhetsmekanisme, med mindre vi kan lese alle 7 tallene i oppgavekoden, vil vi ikke vise noen tall

• Ark med koder som ikke er gyldige på instansen

• Ark med koder som ikke er gyldig for den valgte Prøven. Dette sjekkes kun om opplastning er gjort i kontekst av en prøve. 

Hva du kan gjøre i Feil-fanen

• Redigere oppgavekoder og sidenumre for å rette feil eller fylle inn manglende data

• Godkjenne ark når koder/sidenumre er gyldige slik at de går videre i arbeidsflyten

• Slette ark som ikke skal behandles videre

Når du har rettet eller fjernet alle elementene i Feil-fanen, gå videre til fanen Side-tall avvik.

Side-tall avvik-fanen

Deretter bruker du fanen Side-tall avvik for å løse konflikter og manglende sidenummer i den gjeldende batchen.

Hva som vises her

• Ark med samme kombinasjon av oppgavekode og sidenummer innen den gjeldende batchen (ikke tildelt ennå)

• Ark med gyldig oppgavekode, men uleselig eller tomt sidenummer

Hva du kan gjøre i fanen Side-tall avvik

• Redigere oppgavekoder og sidenumre for å:

  • Løse konflikter (angi korrekt sidenummer eller justere duplikater)

  • Fylle inn manglende eller uleselige sidenumre

• Godkjenne ark når sidenummerinformasjonen er korrekt eller du er fornøyd med å fortsette uten korrigerte sidenumre

• Slette ark som ikke skal tildeles

Selv om sidenummeret er nyttig da det sikrer at arkene er ordnet riktig for sensoren, er sidenummer ikke påkrevd og du kan godkjenne ark med manglende/dupliserte/uleselige sidenummer.

Når alle sidenummeravvik er løst eller godkjent direkte, fortsett med duplikater mot eksisterende innleveringer.

Duplikater i innleveringer-fanen

Bruk deretter fanen Duplikater i innleveringer for å bestemme hva som skal gjøres med ark som dupliserer allerede tildelte sider.

Hva som vises her

• Ark med samme oppgavekode og sidenummer som et ark allerede tildelt en kandidatinnlevering

• Ark vil matches på oppgavekode kun hvis det allerede tildelte arket ble lastet opp ved hjelp av Inspera Scan

Hva du kan gjøre i fanen Duplikater i innleveringer

• Sammenligne og avgjøre for hver duplikat om du skal:

  • Godkjenne det nye arket for å beholde både det eksisterende og det nye på kandidatinnleveringen

  • Slette det nye arket

• Redigere oppgavekoder og sidenumre på de nye arkene hvis det er et problem

Følg trinnene beskrevet nedenfor Fjerne ark fra en kandidat i denne artikkelen hvis du trenger å slette et ark som allerede er tildelt en kandidatinnlevering.

Når du er trygg på at duplikater håndteres korrekt, gå videre til endelig bekreftelse.

Bekreftelses-fanen

Til slutt bruker du Bekreftelses-fanen for å gjennomgå og bekrefte rene ark før de tildeles kandidatinnleveringer.

Hva som vises her

• Ark med gyldige oppgavekoder og sidenumre vises direkte i Bekreftelse

• Ark som har blitt godkjent og revalidert fra de forrige fanene

Hva du kan gjøre i Bekreftelses-fanen

• Redigere oppgavekoder og sidenumre hvis det er et problem

• Slette ark som ikke skal tildeles

• Sende inn ark for å tildele dem til kandidatinnleveringer. Merk at arket forsvinner fra Bekreftelses-fanen og denne handlingen kan ikke angres

Du kan laste opp og behandle ark i flere økter. Ubehandlede elementer forblir i sine respektive faner til du håndterer dem. Ingen ark tildeles kandidatinnleveringer før du eksplisitt sender dem inn i Bekreftelses-fanen.

Verifisere antall innsendte ark i Monitor

I Monitor kan du verifisere at antallet ark som er levert inn samsvarer med antallet ark lastet opp og tildelt kandidatinnleveringen. Dette er synlig i kolonnen Skisser ved å legge til et filter.

Se skissekolonnen i Monitor

1. Åpne Monitor og klikk Kolonner > Skisser.

   

2. Kolonnen for Skisser vil da være synlig inne i Monitor.
3. Enhver kandidat med ark levert inn og sendt inn vil ha to tall. Hvis alt er som det skal, vil disse to tallene samsvare.
   • Det første tallet viser hvor mange ark som ble levert inn og registrert av vaktene.

   • Det andre tallet viser ark sendt til kandidatinnleveringen.

     

Bruk filtre for å se kandidater med potensielt avvik

Når du er i Monitor og har lagt til skissekolonnen, kan du legge til filteret Skisseavvik for å sjekke for potensielle avvik.

1. I Monitor klikker du på Filtre.
2. Klikk Egenskaper: Alle.

3. Velg Skisseavvik.