Denne artikkelen er for Bankansvarlige og Forfattere.

Med plassholdere for oppgavebanker kan du simulere den endelige plasseringen for innholdet ditt og umiddelbart identifisere konflikter før du starter en masseflytting. Denne planleggingsøvelsen har som mål å gi deg en tydelig arbeidsflyt for migrering av innhold, noe som gjør prosessen mer effektiv.

For å bruke denne funksjonaliteten må du først be Service Desk om å aktivere den for din organisasjon. Vi anbefaler at denne funksjonen kun aktiveres når du aktivt vurderer migrering av innhold til oppgavebanker. Kontakt Service Desk for mer informasjon.

Forberede innhold for migrering fra ikke-bankområdet til oppgavebanker

For å utføre følgende handlinger må du ha brukerrollen Bankansvarlig.

1. Opprett navn for plassholdere

Finn og klikk på valget Planlegging av bank-migrering i innstillingsmenyen eller rullegardinmenyen for administrasjon.

Dette åpner et nytt vindu der du kan opprette en liste over plassholdere for oppgavebanker.

Disse plassholderne bør speile navnene på oppgavebankene du har til hensikt å opprette når du er klar til å flytte innholdet ditt. På dette stadiet setter du bare opp en liste over potensielle navn for å simulere hvor innholdet ditt til slutt skal ligge når migreringen er fullført.

Du kan alltid gå tilbake til denne listen og endre navnene på plassholderne.

Klikk i feltet for å redigere verdien direkte.

Funksjonene for å slette og arkivere er tilgjengelige under menyen med tre prikker.

Du kan bare redigere eller slette en plassholder hvis den ennå ikke er knyttet til innhold. Du kan fortsatt bruke arkiv-funksjonen for å skjule uønskede plassholdere når som helst.

2. Merk innhold i ikke-bankområdet med plassholdere

Neste steg er å bestemme hvilket innhold (som for øyeblikket ligger i ikke-bankområdet) som tilhører hver plassholder.

Dette arbeidet kan ta litt tid hvis du allerede har en betydelig mengde innhold i ikke-bankområdet. Vi anbefaler å starte med listen over oppgavesett og bruke eksisterende metadata for å identifisere fremtidig plassering nøyaktig.

Identifisere innhold for plassholdere
Hvis plassholderne dine for eksempel er strukturert rundt fagområder, kan du bruke følgende metoder:

a. Filtrere etter "Opprettet av": Identifiser forfattere som er knyttet til spesifikke fagområder.

b. Bruke søkefunksjonen: Søk etter spesifikke navnestandarder du tidligere har innført.

c. Filtrere etter etiketter: Bruk merkelapper eller etiketter du har brukt for å kategorisere innhold etter fagområde.

Når du har funnet de relevante oppgavesettene som skal tilhøre samme oppgavebank, kan du velge dem i listen. Aktiver deretter prosessen ved å klikke på handlingen "Planlegg bank-migrering" i bunnpanelet.

Dette åpner et nytt vindu og lar deg velge fra listen over plassholdere som skal knyttes til innholdet.

Gå systematisk gjennom listen over oppgavesett, samt eventuelle oppgaver som for øyeblikket ikke er knyttet til oppgavesett eller de som krever ytterligere vurdering.

For å forenkle denne prosessen kan du både filtrere etter plassholder og legge det til som en synlig kolonne i listene for oppgavesett og oppgaver.

Når du jobber i oppgavelisten, kan du nå også velge en oppgave og klikke på symbolet for å se bruk i bunnpanelet.

Dette vil vise deg en liste over oppgavesettene oppgaven er knyttet til, samt hvilken plassholder som er brukt på disse oppgavesettene.

3. Sjekk for konflikter

Det er viktig å huske på at samme oppgave eller oppgavesett ikke kan ligge i mer enn én oppgavebank.

Hvis du har en oppgave du ønsker å plassere i både oppgavebank A og oppgavebank B, må du duplisere den slik at hver oppgavebank har sin egen uavhengige kopi.

Før du ferdigstiller flyttingen av innholdet ditt, må du vite hvilke oppgaver eller oppgavesett som er merket som tilhørende mer enn én plassholder.

For å gjøre disse konfliktene lettere å oppdage, vil kolonnen for plassholder vise et varselsymbol hvis du har tildelt mer enn én plassholder til samme element. Dette symbolet inkluderer også en forklaring som minner deg på at du må duplisere elementet.

Du kan også bruke det egne filteret "Konflikt: Flere plassholdere for oppgavebanker" for å jobbe ut fra en nøyaktig liste over elementer som krever handling.

Husk: Når du har løst en innholdskonflikt (f.eks. ved duplisering), må du sørge for at du fjerner merkingen med plassholderen som ikke lenger er relevant.

Innholdet skal da kun vise plassholderen som er knyttet til den faktiske og eneste destinasjonen.

4. Opprett oppgavebankene dine

På dette stadiet kan du fortsette med å opprette oppgavebankene dine og definere tilgangsregler for dem. Husk å bruke listen over plassholdere som grunnlag for dette arbeidet, slik at du vet hvilken oppgavebank som tilsvarer plassholderne dine.

Se våre trinnvise guider for mer detaljer om hvordan du oppretter oppgavebanker og styrer tilgang:

Opprette oppgavebank

Avansert tilgangskontroll for oppgavebanker

5. Flytt innholdet ditt

I oppgavelisten din filtrerer du innholdet etter én enkelt plassholder. Velg hele listen og velg deretter alternativet "Flytt til annen bank" i bunnpanelet.

Velg navnet på mål-oppgavebanken og klikk Flytt.

Hvis det gjenstår noen konflikter, vil du få beskjed om dette og bli bedt om å utføre nødvendige tiltak før du kan flytte innholdet. Gjenta trinnene ovenfor etter behov til du har flyttet innholdet til oppgavebanken.

For mer informasjon om flyttefunksjonaliteten, se Flytte innhold til, fra og mellom oppgavebanker.

Gjenta filtreringstrinnet for neste plassholder og så videre.

Når innholdet ditt har blitt migrert til oppgavebanken, vil det fortsatt vise merkingen for plassholder. Dette er tilsiktet, slik at du kan dobbeltsjekke etter flyttingen.

Etter at du har fullført migreringen av innholdet og ikke lenger trenger å se kolonnen for plassholdere eller tilhørende funksjoner, må du huske å kontakte Service Desk som kan deaktivere funksjonaliteten for din organisasjon.