Denne funksjonaliteten er tilgjengelig for Ansvarlig for egendefinerte metadata.
Egendefinert metadata hjelper deg med å organisere, søke etter og utnytte innholdet ditt bedre. For å bruke denne funksjonen må organisasjonen ha funksjonaliteten for Oppgavebanker aktivert.
Egendefinert metadata opprettes og administreres på organisasjonsnivå. Du kan velge om all metadata på organisasjonsnivå skal flyte automatisk til hver eneste Oppgavebank, eller om en Bankansvarlig skal definere hvilken metadata som er tilgjengelig for hver spesifikk Oppgavebank (se relevant artikkel). Standardinnstillingen for din organisasjon er valget "definer per Oppgavebank". Hvis du foretrekker et annet oppsett, vennligst kontakt Service Desk.
Denne artikkelen vil veilede deg gjennom prosessen med å opprette og administrere egendefinert metadata.
Administrere egendefinert metadata på organisasjonsnivå
For å utføre følgende handlinger må du ha brukerrollen Ansvarlig for egendefinerte metadata.
1. Opprett et nytt felt for egendefinert metadata
Finn og klikk på valget «Administrer egendefinert metadata» i innstillingsmenyen eller rullegardinmenyen for administrasjon.
Dette tar deg til dashbordet for egendefinert metadata, som inneholder informasjon om felt og verdier du allerede har opprettet. Du kan søke i eller sortere innholdet i dette dashbordet etter feltnavn.
Ved å klikke på «Opprett egendefinert felt» kan du velge mellom fire inndatatyper:
- Enkeltvalg: Du definerer en liste over verdier som forfattere kan bruke til å merke innholdet sitt. Forfattere kan bare velge én verdi fra listen.
- Flervalg: Du definerer en liste over verdier, og forfattere kan velge flere verdier for å merke innholdet sitt.
- Tall: Forfattere kan skrive inn en numerisk verdi for å merke innholdet.
- Dato: Forfattere kan velge en bestemt dato for å merke innholdet.
Etter at du har valgt ønsket inndatatype, kan du legge inn detaljene for det nye feltet. Hvis du valgte enkeltvalg eller flervalg, vil du også kunne definere de tilgjengelige verdiene.
Etter lagring vil du se feltet og verdiene (hvis aktuelt) i dashbordet.
2. Rediger et felt for egendefinert metadata
Du kan bare redigere eller slette felt eller verdier hvis de ikke er knyttet til innhold ennå. Du kan fortsatt bruke arkiv-funksjonen for å skjule uønsket metadata når som helst.
Fra menyen, klikk på «Rediger egendefinert felt».
Så lenge feltet eller verdiene ikke er knyttet til innhold, lar denne visningen deg redigere flere elementer, inkludert feltnavn, hvilken innholdstype det gjelder for, og verdiene (hvis aktuelt).
Klikk i inndatafeltet for verdien for å redigere den direkte.
For å legge til flere verdier etter at feltet er opprettet, klikk på «Legg til verdi», skriv inn navnet på den nye verdien og lagre.
3. Slett et felt eller en verdi for egendefinert metadata
Du kan bare redigere eller slette felt eller verdier hvis de ikke er knyttet til innhold ennå. Du kan fortsatt bruke arkiv-funksjonen for å skjule uønsket metadata når som helst.
For å slette et ubrukt felt, velg valget «Slett» fra menyen med tre prikker i dashbordet for egendefinert metadata. Av hensyn til datasikkerhet må du bekrefte beslutningen om å slette det ubrukte feltet og dets verdier før handlingen utføres.
For å slette en ubrukt verdi, velg valget «Slett» fra menyen med tre prikker i vinduet for redigering av felt.
4. Arkiver et felt eller en verdi for egendefinert metadata
Ved å arkivere et felt eller tilhørende verdier blir de utilgjengelige for merking av nytt innhold. Eventuelle eksisterende merker vil imidlertid bestå, og du kan fortsatt bruke arkivert metadata til filtrering.
For å arkivere et felt, hold musepekeren over feltet og velg menyen med tre prikker til høyre. Klikk deretter på «Arkiver».
Du vil bli informert om konsekvensene og bedt om å bekrefte.
Du vil nå se feltet og verdiene i fanen «Arkivert». Du kan angre arkiveringen av et felt ved å velge det relevante valget i menyen med tre prikker.
For å arkivere en verdi, gå til «Rediger egendefinert felt» og velg «Arkiver» fra menyen med tre prikker ved siden av den aktuelle verdien.
Klikk på «Lagre» for å utføre arkiveringen – verdien vil da vises i fanen «Arkivert». Alternativt kan du klikke på «Gjenopprett fra arkiv» hvis du ønsker å angre handlingen.
Når du har opprettet den egendefinerte metadaten på organisasjonsnivå, kan Bankansvarlig bestemme hvilke felt og verdier som er relevante for deres spesifikke Oppgavebank. Se artikkelen «Velge egendefinert metadata for din Oppgavebank» for detaljer om hvordan dette gjøres.
Se også artikkelen «Merke innhold med egendefinert metadata» for å forstå hvordan Forfattere merker innhold med metadata.